職員の研修の記録を、1か所にまとめて探せるようにする

事業所では、職員がさまざまな研修を受けています。虐待の防止、感染症への備え、身体の拘束をしないための研修、支援の技術を高める研修。受けなければならない研修もあれば、職員が自分から学びに行く研修もあります。

ところが、誰がどの研修をいつ受けたのかを確かめようとすると、意外と時間がかかります。受講した証明の紙は職員の机の中、研修の資料は個人のパソコンの中、ということが少なくありません。私は、職員の研修の記録を1か所にまとめておくことをすすめています。

研修の記録が、散らばっている

研修の記録が散らばってしまうのは、研修ごとに受け方が違うからです。事業所の中で行う研修、外の会場に出かける研修、オンラインで受ける研修。それぞれに、記録の残り方が違います。

記録が散らばっていると、次のようなときに困ります。受けるべき研修を受けていない職員に気づけない。新しく入った職員が、何を受ければよいのかわからない。書類の確認を求められたとき、慌てて探すことになる。

記録する項目を決める

まず、研修の記録に残す項目を決めます。多くの事業所で必要になるのは、次のような項目です。

• 研修の名前
• 受けた職員
• 受けた日
• 事業所の中か、外か、オンラインか
• 受講の証明の有無と、その保管場所
• 学んだことの短いまとめ

項目を決めたら、1枚の表にまとめます。研修を受けるたびに、この表に1行ずつ足していきます。

受けたら、その週のうちに書く

記録は、研修を受けたその週のうちに書くと決めておきます。時間がたつと、受けた日も内容も曖昧になります。

書くのは、研修を受けた職員本人です。管理者がまとめて書こうとすると、どうしても漏れが出ます。職員が自分で書き、管理者がときどき確かめる、という分担にしておくと続きやすくなります。

受講の証明は、写しを1か所に

外の研修を受けると、受講の証明が渡されることがあります。この証明は、写しをとって、決めた1か所に保管します。紙で保管するなら決まった棚に、電子で保管するなら決まったフォルダに。

表の中に、証明がどこにあるかを書いておけば、確かめたいときにすぐたどり着けます。

学んだことを、相談できるAIでまとめる

研修の記録に、学んだことのまとめを残しておくと、ほかの職員にも役立ちます。ただ、研修のあとにまとめを書くのは、職員にとって負担になりがちです。

そこで、相談できるAIに手伝ってもらいます。研修で書いたメモや、配られた資料の要点をAIに渡し、「職員向けに、学んだことを5行でまとめて」と頼めば、下書きができます。職員はそれを確かめて直すだけで済みます。

ただし、研修の資料の中に、外に出してはいけない情報が含まれている場合は、AIに渡さないようにします。何を渡してよいかは、事業所で決めておきます。

受けるべき研修を、一覧で見る

記録がまとまると、職員ごとに、受けるべき研修を受けているかどうかを一覧で見られるようになります。

事業所として受けなければならない研修を、職員ごとに並べ、受けた研修には印をつけます。印のついていない所が、これから受けるべき研修です。年に何度か、この一覧を見直す日を決めておけば、受け忘れを防げます。

新しい職員には、一覧を渡す

新しく入った職員には、受けるべき研修の一覧を渡します。いつまでに、どの研修を受ければよいのかがわかれば、職員も見通しを持って学べます。

先輩の職員が書いた学んだことのまとめも、あわせて読めるようにしておくと、研修の前に心の準備ができます。

記録は、職員の成長の記録にもなる

研修の記録は、確認のためだけのものではありません。職員が何を学び、どう成長してきたかの記録でもあります。

面談のときに、この記録を一緒に見返すと、「次はこういう研修を受けてみたい」という話につながることがあります。職員が自分の学びを振り返るきっかけにもなります。

まとめ

職員の研修の記録は、1か所にまとめます。記録する項目を決め、研修を受けたその週のうちに本人が書き、証明の写しは決めた場所に保管する。学んだことのまとめは相談できるAIに手伝ってもらい、受けるべき研修は一覧で見る。記録がまとまれば、確かめる時間が減り、職員の学びを事業所全体で生かせるようになります。

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