月に1度の職員会議を、短くて中身のあるものにする

月に1度の職員会議。事業所の方針を共有し、困っていることを話し合う、大切な時間です。けれど、その会議が長引いて、支援や記録の時間を圧迫していないでしょうか。

長い会議のわりに、決まったことは少ない。話がそれて、何を話し合っていたのかわからなくなる。会議が終わっても、次に何をするのかがはっきりしない。私は、職員会議を短くて中身のあるものにするための段取りを、事業所で整えておくことをすすめています。

会議が長くなる理由

会議が長くなる理由は、たいてい決まっています。議題が決まっていない、報告に時間がかかりすぎる、話し合いのゴールがはっきりしない、の3つです。

議題が決まっていないと、思いついた話が次々に出て、会議が終わらなくなります。報告を1人ずつ口頭で読み上げていると、それだけで時間が過ぎます。話し合いのゴールがはっきりしないと、意見を出し合うだけで、何も決まりません。

議題は、前もって集める

まず、議題を前もって集めます。会議の数日前までに、話し合いたいことを職員から出してもらうのです。

議題を出すときは、何を決めたいのかも一緒に書いてもらいます。「送迎の順番について」ではなく、「送迎の順番を来月から変えるかどうかを決めたい」と書いてもらえば、会議で何を話せばよいのかがはっきりします。

集まった議題に、優先の順番をつけ、会議の時間の中で話せる数に絞ります。話しきれない議題は、次の会議に回します。

報告は、会議の前に読んでおく

会議の時間のうち、多くを占めがちなのが報告です。各担当からの報告は、会議の前に書面で共有し、職員が読んでおくようにします。

会議では、報告を読み上げるのではなく、報告についての質問や、補足だけを扱います。これだけで、会議の時間はぐっと短くなります。

報告の書面は、決まった型にしておくと読みやすくなります。先月やったこと、困っていること、来月やること。この3つを短く書くだけで十分です。

話し合いには、ゴールを決める

話し合いの議題には、ゴールを決めておきます。何かを決めるのか、意見を集めるだけなのか。

決める議題なら、会議の終わりに、何が決まったのかを確かめます。決まらなかった場合も、次にいつ、誰が決めるのかを決めておきます。話し合っただけで終わらないようにするのです。

時間を区切る

会議の時間は、始まりと終わりを決めておきます。議題ごとにも、おおよその時間を決めておくと、1つの議題に時間を使いすぎることがなくなります。

時間を見る係を決めておき、時間が来たら知らせてもらうのもいい方法です。

記録は、相談できるAIでまとめる

会議の記録をまとめるのも、職員にとって手間のかかる仕事です。そこで、相談できるAIに手伝ってもらいます。

会議中に書いたメモや、話し合いの要点をAIに渡し、「決まったこと、次にすること（担当と期日）、次の会議に回すこと、に分けてまとめて」と頼めば、記録の下書きができます。記録の担当が内容を確かめてから、職員に共有します。

利用者さんの個人の情報が含まれる話し合いは、AIに渡さない決まりにしておきます。

参加できない職員にも伝わるようにする

事業所では、支援の都合で、全員が会議に出られないことがあります。会議に出られなかった職員にも、決まったことが伝わるようにしておきます。

まとめた記録を、決まった場所に置いておき、会議に出られなかった職員は、次の勤務のときに必ず読む決まりにします。大事な決まりごとは、朝の打ち合わせで一言伝えるのもいいでしょう。

意見を出しやすくする

会議では、発言する人が決まってしまいがちです。経験の長い職員ばかりが話し、新しい職員は黙っている。けれど、新しい職員ほど、気づいていることがあるものです。

意見を出しやすくするには、議題を前もって共有しておき、考える時間を取ってもらうのが効果的です。会議の場で急に意見を求められるより、前もって考えておけるほうが、発言しやすくなります。

決まったことを、次の会議で確かめる

会議で決まったことが、実際に行われたかどうかを、次の会議の最初に確かめます。決まったことが実行されないまま、次の会議でまた同じ話をする。これを防ぐためです。

まとめ

職員会議を短くて中身のあるものにするには、議題を前もって集め、何を決めたいのかをはっきりさせる。報告は会議の前に書面で読んでおき、話し合いにはゴールを決める。時間を区切り、記録は相談できるAIにまとめてもらう。そして、決まったことを次の会議で確かめる。この段取りで、会議の時間は短くなり、決まることは増えていきます。

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