行事のお知らせと出欠を、紙からフォームへ——集計に追われない段取り

季節の行事や家族会、作品の展示会。事業所には、利用者さんやご家族に参加してもらう行事がいくつもあります。行事そのものは楽しみなものですが、その準備の中で職員を悩ませるのが、出欠の集計です。

紙のお知らせを作って配る。切り取り線の下の返事を回収する。返ってこない方に声をかける。集まった紙を見ながら人数を数え、食事や送迎の数に直す。締め切りの前日になって、まとめて返事が届き、数え直す。私の事業所でも、行事のたびに同じことを繰り返していました。

この記事では、行事のお知らせと出欠の受け付けを、紙からフォームへ移す段取りをお伝えします。

紙の出欠で起きること

紙の返事でいちばん多いのは、届かないことです。利用者さんのかばんの中に入ったまま、ご家族の目に触れない。書いたけれど持ってくるのを忘れた。事業所に届いても、誰かの机の上で止まっている。

次に多いのが、数え間違いです。参加人数、食事の要不要、送迎の有無。項目が増えるほど、手で数える作業は間違いやすくなります。直前の変更を反映し忘れて、当日になって数が合わない、ということも起こります。

どれも職員の不注意というより、紙という仕組みの限界です。

フォームで出欠を受けられます

行事のお知らせに、出欠を答えるフォームの入口をつけておけば、ご家族はスマートフォンから返事をできます。夜でも週末でも、思い立ったときに答えられます。

フォームで受けた返事は、そのまま一覧になります。参加人数も、食事の数も、送迎が必要な方の数も、手で数え直す必要がありません。返事が届いたら、受け付けた内容をメールで自動的に返すこともできます。返事をした側は手元に記録が残り、「出したかどうか」を気にせずに済みます。

聞く項目は、行事ごとに最小限に

フォームを作るときに気をつけたいのは、項目を増やしすぎないことです。答える項目が多いと、途中でやめてしまう方が出ます。

行事の出欠であれば、次の程度で足ります。

• 利用者さんのお名前
• 参加か不参加か
• 参加する人数（ご家族も参加する行事の場合）
• 食事や送迎の要不要
• 事業所に伝えておきたいこと（任意）

アレルギーや配慮が必要なことは、行事のたびに聞き直すのではなく、日ごろの記録で把握しておき、変わったことがあれば伝えてもらう形にします。同じことを何度も書いてもらうのは、ご家族の負担になるからです。

お知らせも、同じ流れで届ける

出欠をフォームにするなら、お知らせそのものもメールで届けられるようにしておくと、流れがつながります。行事の日時、場所、持ち物、出欠の締め切りを書いたお知らせに、フォームの入口を添えて送る。紙のお便りを配る場合も、フォームの入口を案内として載せておくと、紙からの切り替えがなめらかになります。

締め切りの数日前には、まだ返事がない方にだけ、もう1度お知らせを送ることもできます。返事があった方には送らずに済むので、何度も同じ知らせが届いてわずらわしい、ということがありません。

当日の変更も、同じ入口で受ける

行事の前日や当日になって、「急に行けなくなった」「家族も1人増えそう」という変更が出ることがあります。この変更を電話や口頭で受けると、せっかく1か所にまとめた記録がまた散らばってしまいます。

そこで、フォームで返事をした方には、変更も同じフォームから送れるように案内しておきます。受け付けたときに自動で返すメールに、「内容に変更がある場合は、こちらからもう1度お送りください」と一言添えておけば十分です。電話で受けた変更は、受けた職員がフォームに入力しておきます。

前日には、参加の返事をいただいた方へ、日時と集合場所、持ち物を知らせるメールを送ることもできます。当日の迷いや忘れ物が減り、受付もなめらかになります。

紙を残す方への配慮

ご家族の中には、スマートフォンでの入力が難しい方や、紙のほうが安心だという方もいます。フォームに移すからといって、紙をすべてなくす必要はありません。

紙で返事をいただいた分は、受け取った職員がフォームに代わりに入力します。こうすれば、返事の手段が2つあっても、集計は1か所で済みます。大事なのは、答え方を選べること、そして記録が1つにまとまることです。

受け取った情報の扱い

フォームで受ける情報には、お名前や家族構成、体調に関わることが含まれる場合があります。行事の出欠に必要な分だけを聞き、見られる職員を担当者に絞っておきましょう。

行事が終わったあと、いつまで記録を残すかも決めておきます。次の行事の参考に人数だけ残し、個人の返事は一定の期間で整理する、といった決め方が考えられます。

集計の時間を、準備の時間に

出欠の集計に追われなくなると、職員の時間は行事の中身の準備に回せます。飾りつけを利用者さんと一緒に考える。当日の流れを練習する。返事の一言欄に書かれた「楽しみにしています」を、職員みんなで読む。

行事は、利用者さんとご家族、職員がつながる大切な場です。その準備の時間を、紙を数える作業ではなく、場を楽しくする工夫に使いたいものです。

まずは次の行事を1つ

最初から全部の行事を切り替える必要はありません。まずは次に予定している行事を1つ選び、紙と並べてフォームでも出欠を受けてみてください。

どれだけの方がフォームで返事をくれたか、集計にかかった時間がどう変わったか。1度やってみると、次の行事から何を変えればよいかが見えてきます。

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