朝の事業所は、1日の中でもいちばん慌ただしい時間です。送迎の車が出て、作業の準備をして、朝の打ち合わせをする。その最中に電話が鳴ります。「今日はお休みします」という、利用者さんやご家族からの連絡です。
欠席の連絡は、小さな連絡に見えて、受け方を誤ると影響が大きくなります。送迎の車が迎えに行ってしまう。昼食の数が合わない。連絡を受けた職員しか知らず、担当の職員が心配して電話をかける。私も、こうした行き違いを何度も経験してきました。
この記事では、欠席の連絡を受けやすく、漏らさないための受け方をお伝えします。
電話だけの入口は、かける側にも負担
欠席の連絡を電話だけで受けている事業所は少なくありません。けれど、電話は受ける側だけでなく、かける側にも負担があります。
体調が悪い朝に、電話で説明するのはつらいものです。会話そのものが苦手な利用者さんもいます。ご家族は、出勤前のわずかな時間にかけることになります。朝の事業所は電話がつながりにくく、何度かけても話し中ということもあります。
連絡しにくいと、「連絡しないまま休む」ことが増えます。事業所から見ると、これがいちばん困る形です。
電話以外の入口を用意する
そこで、電話に加えて、文字で連絡できる入口を用意します。
- 欠席の連絡を受けるフォーム
- 事業所の番号あてに送れるSMS
- 欠席連絡用のメールアドレス
どれも、夜のうちや早朝に、相手の都合のよい時間に送れる入口です。フォームなら、名前と日付、理由の区分を選ぶだけで送れるようにしておくと、体調が悪い日でも負担が少なくて済みます。
届いた連絡には、「欠席のご連絡を受け付けました。お大事になさってください」と自動で返すことができます。連絡した側は、届いたかどうかを気にしなくて済みます。
聞くことを決めておく
電話でも文字でも、欠席の連絡で確かめることは決めておきます。聞くことが決まっていると、受けた職員によって記録の中身がばらつきません。
私の事業所で決めているのは、次の程度です。
- 誰が、いつ休むか
- 送迎の有無の変更
- 理由の区分（体調、通院、家の用事、その他）
- 次の利用予定に変わりがあるか
理由は区分を選んでもらう程度にとどめ、詳しく聞き出さないようにしています。必要があれば、落ち着いた時間に担当の職員が改めて話を伺えば十分です。
受けた連絡を、1か所に記録する
入口が複数あっても、記録は1か所に集めます。電話で受けた職員は、その場で決めた記録の場所に書き込む。フォームやSMSで届いたものは、そのまま同じ一覧に並ぶようにしておく。
こうしておくと、朝の打ち合わせで一覧を見るだけで、今日の欠席者が分かります。「誰が電話を受けたか」を探し回る必要がなくなります。
伝える先を決めておく
欠席の連絡を受けたら、誰に何を伝えるかも決めておきます。
- 送迎の担当へ、迎えの取りやめ
- 食事の担当へ、昼食の数の変更
- その利用者さんの担当職員へ、欠席と理由の区分
伝える先が決まっていないと、「誰かが伝えているだろう」と思い込み、結局誰も伝えていない、ということが起こります。特に送迎は時間との勝負です。欠席連絡を受けたら、まず送迎の担当へ知らせる、という順番を決めておくと安心です。
連絡がない欠席への備え
どれだけ入口を用意しても、連絡がないまま来られない日はあります。そのときにどうするかも、あらかじめ決めておきます。
何時までに来られない場合は、誰が、どの手段で本人やご家族に確かめるのか。一人暮らしの方の場合は、連絡がつかないときにどうするか。事業所で話し合い、職員全員が同じ動きをとれるようにしておきます。
入口は、分かりやすく知らせる
入口を用意しても、利用者さんやご家族が知らなければ使われません。欠席の連絡先は、利用を始めるときの案内に載せるだけでなく、何度か目に触れる場所に置いておきます。
私の事業所では、連絡帳の表紙の裏に、欠席の連絡先とフォームの入口を書いた紙を貼っています。ご家族あてのお知らせメールの末尾にも、毎回同じ案内を1行入れています。スマートフォンに事業所の連絡先を登録してもらうよう、面談のときにお願いすることもあります。
連絡の受付時間も書いておくと親切です。「フォームとSMSは24時間受け付けます。電話は朝8時から受けます」のように、いつ、どの入口が使えるかを示しておけば、相手は迷わずに連絡できます。
欠席の記録は、支援にも生きる
欠席の連絡が1か所にたまっていくと、支援のヒントにもなります。月曜日に休みが多い、季節の変わり目に体調での欠席が続く、といった傾向が見えてくるからです。
こうした傾向に気づいたら、担当の職員が本人と話すきっかけにします。責めるためではなく、通いやすくするために何ができるかを一緒に考えるためです。
欠席の記録には、体調や通院などの個人的な情報が含まれます。見られる職員を必要な人に絞り、保管のしかたも事業所で決めておきましょう。
まずは入口を1つ足してみる
電話での受付をやめる必要はありません。まずは、欠席の連絡を受けるフォームを1つ作り、利用者さんとご家族に知らせてみてください。
連絡しやすい入口が1つ増えるだけで、朝の電話の数が変わり、連絡のない欠席が減っていきます。受けた連絡をつなぐ順番が決まっていれば、慌ただしい朝も、落ち着いて1日を始められるようになります。
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