面倒で先送りしている作業がある社長へ、AIに分解させて最初の一歩を決める方法

やらなければいけないと分かっているのに、毎日後回しになっている作業はありませんか。頭の片隅にはずっと残っているのに、手をつける気になれない。僕にも、そういう作業がありました。ある他社ツールの解約準備です。この記事では、その作業がAIとの朝の会話をきっかけに動き出した話と、今日から真似できる分解の頼み方を書きます。

解約準備を、ずっと先送りにしていた

ある他社ツールを解約しようと決めてから、準備がまったく進みませんでした。やることがあるのは分かっている。でも面倒で、手をつける気になれない。社長の仕事は、売上につながることが先に来ます。解約の準備のような作業は、急ぎではない顔をしているので、いつまでも順番が回ってきません。

振り返ると、面倒だったのは作業の量そのものではありませんでした。何から始めればいいのかが見えない。全体が一つの大きな塊のまま、頭の中に置かれていた。塊のままだと、どこから手をつけても重く感じます。それで、見ないふりを続けていました。

朝の会話で、作業が小さく分かれた

ある朝、いつも話しているAIエージェントとの会話で、この解約の話が出ました。話しながら、正直めんどくさいなと思いました。その瞬間、AIがタスクを分解してくれました。大きな塊だった作業が、小さな手順に分かれていく。そして、まず何をすればいいか、最初の一歩を示してくれました。

分解してみて、分かったことがあります。解約できなかった裏には、使っている機能が2つありました。機能を使うほど、解約はしづらくなります。気が重かったのは、作業の面倒さより、この絡まりのせいだったんです。

最初の一歩が見えてからは、進めるだけでした。1つ目は、30分で片付きました。もう1つも、短時間で片付く見通しが立ちました。「これ本当すごいね」と感じた朝でした。

今日から真似できる、分解の頼み方

ここからは、同じことを自分の会社で試すための手順です。道具の画面は日々変わるので、考え方を中心に書きます。

1. 先送りしている作業を、そのまま1行で書く

まず、後回しになっている作業を1つ選び、AIのチャットにそのまま書きます。きれいに整理しなくて構いません。「ずっと後回しにしている作業がある。面倒で手がつかない」と、今の気持ちごと書けば十分です。僕の場合も、きっかけは会話の中でこぼれた一言でした。

2. 「小さな手順に分けて、最初の一歩を教えて」と頼む

次に、作業を小さな手順に分けてほしいと頼みます。大事なのは、全部の手順を並べてもらうことより、最初の一歩を1つだけ決めてもらうことです。一覧が長く出てきたら、「今日やるのはどれか1つだけ選んで」と聞き直します。

3. 止まっている理由も一緒に聞く

分解してもらったら、「なぜこの作業が進まないのか」も聞いてみます。僕の場合は、使っている機能が2つあることが、止まっていた理由でした。理由が見えると、手順の順番も決めやすくなります。解約のような作業なら、今どの機能に頼っているかを書き出してもらうと、外す順番が見えてきます。

4. 最初の一歩だけを、今日やる

最初の一歩が決まったら、それだけを今日やります。全部を片付けようとしなくて大丈夫です。一歩目が終わったら、次の一歩をまたAIに聞けばいい。終わった手順と残りの手順をメモに残しておくと、翌日に続きから始められます。

気をつけること

分解を頼むときに、気をつけてほしいことが2つあります。

1つ目は、AIに渡す情報の範囲です。解約や契約の作業には、アカウント名やパスワード、お客様の情報が絡むことがあります。分解を頼むのに、そうした値は要りません。作業の中身と、どの機能を使っているかが分かれば十分です。パスワードやお客様の名前は書かずに、「顧客の一覧」「予約の機能」のように、種類だけで伝えてください。

2つ目は、元に戻せない操作の前で一度止まることです。解約やデータの削除は、押したら戻せないことがあります。手順の中にそうした操作が出てきたら、その前に、残しておくべきデータの控えを取ってから進めてください。

自分のためだけではなかった

この体験には、もう一つの意味がありました。ゴーハイレベルへ載せ替える人を支えるときの説明にもなる、と分かったんです。今の道具をやめられないとき、その理由は使っている機能の中に隠れていることがあります。どの機能に頼っているのかを分解して見えるようにすれば、次に何をすればいいかが分かります。自分が止まったからこそ、同じところで止まる人の気持ちが分かりました。

今から始める社長へ

面倒で止まっている作業があるなら、大きいまま抱えないことです。AIに小さな一歩に分けてもらい、最初の一歩だけを今日やる。面倒だと感じた瞬間こそ、AIに声をかけるタイミングです。当時の僕も、最初の一歩だけで動き出せました。