GoHighLevel（GHL）は、CRM、メールマーケティング、ファネル、オートメーションなど、ビジネス運営に必要な機能がひと通り揃った優秀なプラットフォームです。
実際に代理店運営やクライアントワークで利用している方も多いでしょう。
しかし、ひとつだけ物足りないと感じる部分があります。
それが「プロジェクト管理機能」です。
クライアントからの依頼管理や、社内メンバーへのタスク割り振り、進捗確認までをGHLだけで完結させようとすると、どうしても限界があります。
そこで役立つのが「GHL Plugins」のTask Systemです。
この記事では、GHL PluginsのTask Systemを導入し、実際に運用できる状態まで設定する方法をわかりやすく解説します。
なぜTask Systemが必要なのか
GHLは営業やマーケティングには非常に強いツールです。
一方で、案件管理については専用ツールほど充実していません。
そのため、
・クライアント対応
・制作案件の進捗管理
・チームメンバーへのタスク割り振り
・サポート依頼の受付
このような業務を効率よく回したい場合は、Task Systemを追加する価値があります。
プロジェクト単位で仕事を管理できるようになるため、代理店運営との相性は非常に良いでしょう。
Step1 Task Systemを有効化する
まずはGHL Pluginsへログインします。
左側メニューから「Task System」を開きましょう。
最初に行う設定はデザインです。
テーマカラーを選び、自社ブランドに合わせた見た目へ変更できます。
さらに、
・Compact View
・Rounded Corners
・Shadows
などをオンにすると、画面が見やすくなります。
最後に「Enable System」をオンにして保存します。
Step2 管理者権限を設定する
続いて管理者権限を設定します。
Agency Admin
Account Admin
この両方を有効にしておくと運用しやすくなります。
また、どの管理者が設定を変更できるかも選択できます。
通常は自分だけに限定しておくと安全です。
Step3 ベースアカウントを指定する
Task Systemでは、すべてのタスクを集約する「Base Account」を設定します。
代理店で利用する場合は、Agency Sub Accountを指定するケースが一般的です。
これにより、複数クライアントの案件を一元管理できます。
Step4 通知設定を最適化する
通知設定も忘れてはいけません。
推奨される設定は以下です。
・Task Notification
・Comment Notification
・Column Change Notification
さらに、
・User Notification
・Admin Notification
も有効にしておくことで、担当者への連絡漏れを防げます。
Step5 左メニューへ追加する
Task Systemを有効化すると専用URLが発行されます。
このURLをコピーします。
次にGHLのSettingsから「Menu Links」を開き、新しいメニューを追加します。
名称は、
「Agency Support」
「Support System」
など分かりやすい名前がおすすめです。
表示形式はiFrameを選択すると、GHL内でそのまま利用できます。
Step6 最初のプロジェクトを作成する
次はいよいよプロジェクトを作ります。
たとえば、
「Agency Support」
という名前のプロジェクトを作成し、
・自分
・VA
・担当スタッフ
をメンバーとして追加します。
これだけで案件管理の土台が完成します。
Step7 カラムを作る
Kanban方式で管理する場合は、次の4つがおすすめです。
・To Do
・In Progress
・Review
・Complete
制作会社でもマーケティング会社でも、この流れなら十分対応できます。
色分けもできるので、視認性も高くなります。
Step8 リクエストカテゴリを作成する
クライアントから仕事を依頼してもらうために、カテゴリを準備します。
たとえば、
「Fulfillment」
・Web Design
・Automation
・AI
「Customer Service」
・Onboarding
・Billing
このように分類すると、依頼内容が整理されます。
さらに担当者を自動で割り当てることも可能です。
Step9 フォームを作成する
依頼フォームも自由に作れます。
最低限必要なのは、
・タイトル
・依頼内容（Long Text）
・ファイルアップロード
の3項目です。
画像やPDFも添付できるため、やり取りが非常にスムーズになります。
カテゴリごとに別フォームを作成できるため、Web制作とAI導入で質問内容を変えることも可能です。
Task Systemを導入するメリット
実際に導入すると、次のようなメリットがあります。
まず、案件の進捗が誰でも確認できます。
次に、クライアントとのやり取りが整理されます。
さらに、担当者の割り振りも自動化できるため、管理コストが大幅に下がります。
Slack通知も利用できるので、リアルタイムで状況を把握できる点も便利です。
まとめ
GoHighLevelは非常に優秀なプラットフォームですが、プロジェクト管理だけは少し弱い部分があります。
そこを補ってくれるのがGHL PluginsのTask Systemです。
導入そのものは難しくありません。
基本設定を済ませてしまえば、
・案件管理
・チーム管理
・クライアント対応
までをGHL内で完結できるようになります。
代理店運営やクライアントワークを効率化したい方にとっては、非常に価値の高い拡張機能と言えるでしょう。
これからGHLを本格的に活用したい方は、ぜひTask Systemもあわせて導入してみてください。
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