職員の申し送りを、相談できるAIで短くまとめる段取り

交代の時間になると、申し送りが始まります。今日あったこと、利用者さんの様子、明日の予定。伝えたいことはたくさんあるのに、時間は限られています。

申し送りが長くなると、聞く側は途中で集中が切れます。そして、本当に大事な1つが、ほかの話に埋もれてしまう。私は、申し送りを短くまとめる工夫をしておくことが、事業所の安全にもつながると考えています。

今日は、相談できるAIの力を借りて、申し送りを短くまとめる段取りを書きます。

申し送りが長くなる理由

申し送りが長くなるのは、話す人が悪いからではありません。伝えるべきことと、伝えなくてもよいことの区別が、その場で決められていないからです。

「念のため」と何でも話すと、全部が同じ重さで伝わります。聞く側は、どれが急ぎで、どれが参考程度なのかがわかりません。

最初に、申し送りの形を決める

短くまとめるために、まず申し送りの形を決めます。私がすすめているのは、次の3つに分けて伝える形です。

1つめは、急ぎで対応が要ること。体調の変化や、次の勤務の人がすぐに動かなければならないことです。2つめは、気をつけて見てほしいこと。様子の変化や、いつもと違う点です。3つめは、参考までに知っておいてほしいこと。

この3つの順に話すと決めておくだけで、聞く側は最初の話に集中すればよいとわかります。

記録から、AIに下書きをまとめてもらう

形が決まったら、相談できるAIに下書きをまとめてもらいます。その日の記録をAIに渡し、「急ぎ、気をつけて見ること、参考、の3つに分けて短くまとめて」と頼みます。

AIは、長い記録の中から要点を拾い、決まった形に並べるのが得意です。職員が1から書き起こすより、ずっと早く申し送りの下書きができます。記録を音声で残している事業所なら、話した内容から下書きを作ることもできます。

下書きは、必ず職員が確かめる

ただし、AIがまとめた下書きを、そのまま申し送りに使うことはしません。必ず、その日に勤務していた職員が確かめます。

AIは、記録に書かれていないことはわかりません。記録の書き方があいまいだと、急ぎのことを参考の欄に入れてしまうこともあります。どれを急ぎとするかは、現場を見ていた職員が決めることです。AIには並べ替えと短くすることを任せ、重さの判断は人が行います。

個人の情報の扱いを決めておく

申し送りには、利用者さんの体調や様子など、大切に扱うべき情報が含まれます。AIを使う前に、どの情報を渡してよいかを事業所で決めておきます。

名前の代わりに事業所の中だけで通じる呼び方を使う、決められた道具の中だけで扱う、といった決まりを作っておくと安心です。決まりを職員全員で共有し、迷ったときは使わない、という線を引いておきます。

口で伝えることも残す

申し送りをまとめて紙や画面に残せるようになっても、口で伝える時間はなくしません。急ぎのことは、顔を合わせて一言添えるほうがしっかり伝わります。

まとめた申し送りは、口で伝えたことを後から見返すための記録として使います。書いたものと話したことの両方があれば、伝え漏れはぐっと減ります。

頼み方を、事業所で1つに決めておく

AIへの頼み方は、職員ごとにばらばらにしないほうがいいです。ある職員は短く、ある職員は詳しく頼むと、まとまった申し送りの形も人によって変わってしまいます。

事業所として頼み方を1つ決め、どの職員も同じ文で頼めるようにしておきます。「急ぎ、気をつけて見ること、参考の3つに分けて。それぞれ3行まで。急ぎがなければ『なし』と書いて」といった具合です。最後の文を入れておくと、急ぎがない日にAIが無理に何かを急ぎの欄へ入れることを防げます。

頼み方を紙に書いて、パソコンの近くに貼っておくのもおすすめです。新しく入った職員も、その日から同じ形で申し送りを作れます。

申し送りの記録を、あとで見返す

まとめた申し送りを残しておくと、あとから見返せるという利点もあります。ある利用者さんの様子の変化を、数日分さかのぼって確かめたいときに、急ぎと気をつけて見ることの欄だけを追えばよいからです。

見返すときに役立つよう、日付と時間帯は必ず入れておきます。

まずは、ひとつの時間帯から

最初からすべての交代の時間で始める必要はありません。まずは、申し送りが特に長くなりがちな時間帯を1つ選んで試してみます。

数週間続けてみて、聞く側が「わかりやすくなった」と感じるかを確かめます。うまくいけば、ほかの時間帯にも広げていけばいいのです。

まとめ

申し送りを短くするには、まず急ぎ、気をつけて見ること、参考の3つに分ける形を決めます。記録から相談できるAIに下書きをまとめてもらい、重さの判断は必ず職員が確かめる。個人の情報の扱いを決め、口で伝える時間も残す。小さく始めて広げていけば、交代の時間は短く、確かなものになっていきます。

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