事業所の見学に来てくれた方は、利用を真剣に考えている方です。ご本人だけでなく、ご家族や支援者の方が一緒に来ることもあります。
ところが、見学が終わったあと、事業所から何の連絡もしないまま時間がたってしまうことがあります。見学に来た方は、ほかの事業所も見て回っていることが多く、連絡がないと気持ちが離れていきます。私は、見学のあとの連絡の段取りを、先に決めておくことをすすめています。
見学のあとに、連絡が止まる理由
連絡が止まるのは、職員が忙しいからです。見学の対応が終わると、すぐに日々の支援に戻ります。「あとでお礼を送ろう」と思ったまま、数日が過ぎてしまう。
もう1つの理由は、誰が送るのかが決まっていないことです。見学を案内した職員が送るのか、管理者が送るのか。決まっていないと、お互いに相手が送ったと思ってしまいます。
送る順番を先に決めておく
見学のあとの連絡は、次の順番で送ると決めておきます。
当日のうちに、お礼の連絡を送ります。見学に来てくれたことへの感謝と、当日話した内容の振り返りを短く添えます。
数日後に、次の一歩の案内を送ります。体験の利用や、利用までの手続きなど、次に何をすればよいかを知らせます。
それからしばらくして、返事がまだない方には、様子をうかがう連絡をもう1度送ります。押しつけるのではなく、迷っていることがあれば相談してほしい、と伝えます。
お礼の連絡は、自動で送れます
見学の申込を受付フォームで受けている事業所なら、見学の日の終わりにお礼の連絡を自動で送ることができます。メールやSMSで、あらかじめ決めておいた文面を届けられます。
数日後の案内や、しばらくしてからのうかがいの連絡も、送る日を決めて予約しておけます。担当の職員が休みの日でも、連絡が止まりません。返事があった方には、それ以降の自動の連絡を止めるようにしておけば、同じ案内が重ねて届くこともありません。
文面の型を決めておく
自動で送る文面は、型を決めておきます。お礼の連絡なら、次のような流れです。
- 見学に来てくれたことへのお礼
- 当日にお伝えした、事業所の過ごし方の要点
- 気になることがあれば、いつでも相談してほしいという一言
- 連絡先
長い文章は読まれません。見学の日の様子を思い出してもらえる程度に、短くまとめます。
職員が一言を添える所
自動の連絡だけでは、どうしても事務的に感じられます。そこで、見学を案内した職員が、一言だけ添える所を残しておきます。
当日に話題になったこと、ご本人が興味を持っていた作業、ご家族が気にしていたこと。こうした一言は、見学に立ち会った職員にしか書けません。自動の文面に、この一言が入るだけで、「ちゃんと覚えてくれている」と伝わります。
一言を添える時間が取れない日は、自動の文面だけで送ってかまいません。送らないより、送るほうがずっといいからです。
支援者の方への連絡も忘れない
見学には、相談支援の担当の方や、学校の先生などの支援者が付き添ってくることもあります。ご本人やご家族への連絡とは別に、支援者の方にもお礼を伝えておきます。
支援者の方は、ご本人がどの事業所を選ぶかの相談に乗っていることが多く、事業所の様子を正しく伝えてもらえるかどうかは大切です。当日の見学の要点を短くまとめてお送りしておくと、ご本人との話し合いの材料にしてもらえます。
断られても、連絡の記録は無駄にならない
見学のあとに、ほかの事業所に決めたと連絡をもらうこともあります。残念ですが、それも大切な記録です。
なぜほかを選んだのかを、差し支えのない範囲でうかがえれば、事業所の見直しの手がかりになります。通う日数の都合なのか、作業の内容なのか、送迎の範囲なのか。理由が何件かたまってくると、事業所として直すべき所が見えてきます。
個人の事情には、深入りしない
見学のあとの連絡では、ご本人の障害や体調、家庭の事情などには触れません。そうした話は、相談の場で直接うかがうものです。連絡の文面は、誰に見られても困らない内容にしておきます。
返事の記録を残す
連絡を送ったら、返事があったかどうかを記録に残します。体験の申込につながったのか、ほかの事業所に決めたのか、まだ迷っているのか。
記録が残っていれば、次にどう連絡すればよいかがわかります。ほかの職員が引き継ぐときも、これまでのやりとりをすぐに確かめられます。
まとめ
見学のあとの連絡は、当日のお礼、数日後の案内、しばらくしてからのうかがいの順に送ると決めておきます。お礼や案内は自動で送り、見学を案内した職員が一言を添える。個人の事情には深入りせず、返事の記録を残す。この段取りを先に決めておけば、見学に来てくれた方の気持ちを、次の一歩へつなげやすくなります。
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