利用を考えている方や、相談支援の担当の方が、事業所を探すときに最初に知りたいことがあります。それは、「今、空きがあるのかどうか」です。
どんなに良い事業所でも、空きがなければ通うことはできません。空きがあるのかどうかがわからないと、問い合わせる前にほかの事業所を選ばれてしまうこともあります。私は、空き状況をわかりやすく知らせておくことをすすめています。
空きがあるかどうかが、まず知りたいこと
事業所を探している方は、いくつもの事業所を比べています。そのとき、空き状況がわかる事業所と、わからない事業所があれば、わかる方から問い合わせるのが自然です。
空き状況がわからないと、「問い合わせてみたら空きがなかった」ということが起きます。問い合わせる側にとっても、受ける側にとっても、時間がもったいないことです。
ホームページに、空き状況の欄を作る
まず、ホームページに空き状況の欄を作ります。トップページの目立つ場所か、サービスの案内のページに置きます。
書き方は、わかりやすくします。「現在、利用の受け入れをしています」「曜日によって空きがあります」「現在、空きがありません。空きが出たらお知らせします」。細かな人数まで書く必要はありません。空きがあるかどうか、どの曜日なら通えそうか、がわかれば十分です。
更新した日を、必ず書く
空き状況の欄には、更新した日を必ず書きます。「何月何日時点」と日付が書いてあれば、読む人は、どれくらい新しい情報なのかがわかります。
更新の日が書かれていない空き状況は、古い情報かもしれないと思われ、信じてもらえません。反対に、最近の日付が書いてあれば、事業所がきちんと情報を管理していることが伝わります。
更新の決まりを作る
空き状況は、変わるたびに直すのが理想ですが、忙しいと後回しになりがちです。そこで、更新の決まりを作ります。
毎月決まった日に見直す、利用者さんの利用開始や終了があったら直す、といった決まりです。更新する係を決めておけば、古い情報が載ったままになることを防げます。
相談の担当者にも知らせる
空き状況は、ホームページに載せるだけでなく、相談支援の担当の方にも知らせておくといいでしょう。担当の方は、利用を考えている方に事業所を紹介する立場にあります。
空きが出たときや、状況が変わったときに、担当の方へ短い連絡を送っておきます。「現在、この曜日に空きがあります」と伝えておけば、紹介してもらえる機会が増えます。連絡を送る相手の一覧を作っておき、まとめて送れるようにしておくと手間がかかりません。
空きが出たら知らせてほしい方を集める
空きがないときにも、できることがあります。空きが出たら知らせてほしい、という方の連絡先を集めておくのです。
ホームページの空き状況の欄に、「空きが出たらお知らせを受け取る」ための申込の入口を置いておきます。空きが出たら、その方々へ知らせる。待っている方に先に声をかけられるので、空きの期間を短くできます。
職員のあいだで、答え方をそろえる
電話で空き状況を聞かれることもあります。そのとき、職員によって答えが違うと、相手を混乱させてしまいます。「空きはありますか」と聞かれたときの答え方を、職員のあいだでそろえておきます。
ホームページの空き状況の欄を、職員も見られるようにしておき、電話で聞かれたらその内容をもとに答える、と決めておくといいでしょう。空き状況を直したときは、職員にも一言知らせておきます。
見学の受け入れの予定も載せる
空き状況とあわせて、見学の受け入れの予定も載せておくと親切です。「見学は平日の午後に受け付けています」「今月は、この日に見学会を開きます」といった案内です。
空きがあることがわかったら、次は見学に行きたいと考えるのが自然な流れです。見学の予定がすぐにわかれば、そのまま申込に進んでもらえます。
問い合わせには、空き状況も添えて返す
問い合わせや見学の申込を受けたときは、返事の中に空き状況も添えておきます。「現在、この曜日に空きがあります」と最初に伝えておけば、相手は具体的に通う様子を思い描けます。
まとめ
空き状況は、利用を考えている方がまず知りたいことです。ホームページに空き状況の欄を作り、更新した日を必ず書く。更新の決まりと係を決め、相談の担当者にも知らせる。空きがないときは、空きが出たら知らせてほしい方を集めておく。空き状況をわかりやすく知らせることが、利用につながる最初の一歩になります。
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