最近は、チャットで話しかけると、相談に乗りながら事務や集客の仕事を手伝ってくれるAIが身近になりました。文面の下書きを作る、予定を整理する、ホームページのお知らせを書く、問い合わせへの返事を考える。事業所の管理者にとって、こうした相棒がいるのは心強いことです。
ただ、いざ使おうとすると、多くの方が同じところで迷います。何から任せればよいのか、です。
私の答えはシンプルです。最初は、下書きから任せる。そこから順番に広げていく。この記事では、その順番の考え方をお伝えします。
いきなり全部を任せようとしない
AIに何でもできると聞くと、つい大きな仕事から任せたくなります。けれど、最初から大事な仕事を任せて、思ったような結果が出なかったとき、多くの方は「AIは使えない」と感じて手を止めてしまいます。
問題はAIの力ではなく、任せる順番です。人を新しく迎えたときも、いきなりいちばん重い仕事は渡しません。まず簡単な仕事を一緒にやってみて、どこまで任せられるかを見極めてから、少しずつ範囲を広げていきます。相談できるAIも、同じように考えるとうまくいきます。
任せる順番を決める2つの物差し
何から任せるかを考えるとき、私は2つの物差しで仕事を見ています。
1つめは、間違えたときに取り返しがつくかどうか。下書きなら、間違えていても人が直せば済みます。一方、外に出てしまった連絡や、請求に関わる数字は、間違えると取り返しがつきません。
2つめは、うまくできたかどうかを人がすぐに判断できるかどうか。お知らせの文面なら、読めば良し悪しがわかります。判断に専門知識が要る仕事は、確かめる側の負担が大きくなります。
取り返しがつき、しかも良し悪しをすぐ判断できる仕事。ここから任せるのが、いちばん安全です。
最初に任せたい仕事
この2つの物差しで見ると、最初に任せやすいのは、次のような仕事です。
行事や休業のお知らせの下書き。ホームページに載せる活動紹介の文章の下書き。会議で話した内容を箇条にまとめる作業。求人の文面のたたき台。どれも、最後に人が目を通して直せば、そのまま使えるものばかりです。
相談しながら進められるのも、チャットで話せるAIのよいところです。「もう少しやわらかい言い方にして」「ご家族向けに書き直して」と頼めば、何度でも直してくれます。管理者が1人で頭を悩ませていた文面づくりの時間が、相談の時間に変わります。
慣れてきたら、流れごと任せる
下書きを任せることに慣れてきたら、次は仕事の流れを任せる段階に進めます。問い合わせが来たら受け付けたことを返す。見学の予約が入ったら前日に案内を送る。お知らせを決まった日にメールで送る。
こうした決まった流れは、1度形を作れば、あとは毎回同じように動かせます。予約の受付や案内メールの送信は、仕組みとして任せられます。人は、流れが止まっていないかを時々確かめるだけで済むようになります。
任せたら、確かめる時間も決めておく
AIに仕事を任せるときに、忘れられがちなのが確かめる時間です。下書きを任せれば、書く時間は短くなります。そのかわり、読んで直す時間が必要になります。この時間をあらかじめ見込んでおかないと、確かめないまま外に出してしまうことになりかねません。
私は、AIに作ってもらった文面は、人が1度声に出して読むようにしています。黙読では気づかない硬い言い回しや、事業所らしくない表現が、声に出すと浮かび上がってきます。日付や曜日、時間のような数字は、元の予定表と照らし合わせます。
確かめる役を誰が受け持つのかも、決めておくとよいでしょう。管理者がすべてを見るのは大変です。お知らせは担当の職員が、対外的な文書は管理者が、といった分け方をしておくと、確かめる仕事が1人に集まりすぎません。
最後まで人が持つ仕事
どこまで進んでも、人が持ち続けるべき仕事があります。利用者さんへの支援に関わる判断、ご家族との大切な話し合い、職員の評価や人事に関わること。こうした仕事は、AIに相談して考えを整理するのはよくても、決めるのは人です。
また、利用者さんの氏名や支援記録のような個人の情報は、AIに渡す前に、名前を伏せる、必要な部分だけにする、といった配慮が欠かせません。どの情報を渡してよいかを事業所の中で決めておくと、職員も迷わずに使えます。
まずは今週のお知らせを1本
相談できるAIは、使うほどに事業所の頼れる相棒になっていきます。ただし、最初の1歩は小さくて構いません。
まずは今週出す予定のお知らせを1本、下書きから任せてみてください。出てきた文面を読んで、直したいところを伝える。そのやり取りを1度経験するだけで、次に何を任せられそうかが、自然と見えてくるはずです。
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