実地指導の前に、書類の置き場所を一覧にしておく——AIで棚卸しの表を作る

行政の実地指導や監査の連絡は、ある日突然届きます。連絡が来てから、「あの書類はどこにあったか」と探し始めると、通常の仕事が止まってしまいます。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、送迎も行っています。この記事では、書類の置き場所を一覧にしておくために、AIで棚卸しの表を作る方法をお伝えします。

探す時間が、いちばんの負担になる

書類は、あるのに見つからないことが、いちばん困ります。紙の綴りの中、共有のフォルダ、担当者のパソコンの中。置き場所が人によって違うと、聞いて回るだけで半日かかります。

置き場所の一覧があれば、誰が見ても同じ場所にたどり着けます。担当者が休んでいても、一覧を見れば探せます。

どんな書類が要るかは、公開されている資料で確かめる

どの書類が必要かを決めるのは、AIではなく、行政が公表している資料です。都道府県や市区町村のホームページで、指導の案内や、確認の項目が公開されていることがあります。その資料を、まず人が探して確かめます。

AIに頼んでよいのは、公表資料に書かれている書類の名前を、一覧の形に整理することです。「必要な書類は何か」をAIに聞いて、そのまま信じることは避けます。制度の細部は、窓口に確かめるのが確実です。この線の引き方は、加算の根拠書類の記事と同じです。

一覧の項目を決める

置き場所の一覧は、次の項目で作ります。

• 書類の名前
• 置いてある場所（棚の名前、フォルダの名前）
• 担当者
• 最後に更新した日
• 保管の期限の目安（公表資料で確かめたもの）

この5列の表を、AIに雛形として作ってもらいます。頼むときは、「空欄の表だけ作ってください。中身は書かないでください」と伝えます。中身をAIに考えさせると、事業所の実態と違う内容が入ってしまうからです。

現物を見ながら、人が埋める

表ができたら、書類の棚を実際に見ながら、置き場所を埋めていきます。1日で終えようとせず、棚1つ、フォルダ1つずつ進めます。

埋めるときに、同じ書類が2か所にあったり、置き場所が決まっていなかったりするのが見つかります。それも、そのまま表に書きます。見つけた「困りごと」が、整理の出発点です。

抜けや古さを、AIと見つける

表がある程度埋まったら、AIに渡して頼みます。

• 担当者が決まっていない行を挙げてください
• 最後の更新日が1年以上前の行を挙げてください
• 同じ書類名が2回出てくる行を挙げてください

こうした機械的な点検は、AIが得意です。挙げられた行を、人が見て、直します。書類の中身を見て判断する仕事は、人が行います。

利用者さんの情報が入った書類の扱い

書類の中には、利用者さんの個人情報が含まれるものがあります。表に書くのは、書類の名前と置き場所だけです。利用者さんの名前や、書類の中身は、表に書きません。AIに渡す表にも、含まれないようにします。

一覧は、年に2回見直す

書類の置き場所は、時間がたつと変わります。年に2回、日を決めて、一覧と現物を突き合わせます。6月と12月、といった具合です。見直しの日を、事業所のカレンダーに書いておきます。

見直しの日に、新しく入った職員にも参加してもらうと、書類の場所を覚えるよい機会になります。新しい職員の研修は、研修計画の記事でも紹介しています。

紙の書類と、データの書類を分けて書く

置き場所の一覧は、紙の書類と、パソコンの中のデータとで、列を分けます。紙の書類は、棚の名前と綴りの名前。データの書類は、フォルダの名前と、そのフォルダを見られる人の範囲です。

データの書類は、バックアップの有無も、備考に書いておきます。パソコンが壊れたときに、どの書類が失われるかが、見えてくるからです。AIには、こうした列の整理を手伝ってもらえますが、実際の置き場所は、現物を見て確かめます。

一覧を、新しい職員への案内にも使う

置き場所の一覧は、新しい職員の案内にも役立ちます。書類の場所が分かれば、仕事の手順を覚えるのも早くなります。ただし、利用者さんの情報が入った書類を見られる範囲は、職員の立場によって分けます。誰がどの書類を見られるかも、一覧に書いておくと、間違いが減ります。

一覧を、見やすい場所に置く

完成した一覧は、事務室の見やすい場所に、紙でも貼っておきます。画面の中だけにあると、パソコンが使えない日に困るからです。更新したら、貼り替える日も決めておきます。

担当者が替わるときの引き継ぎ

担当者が替わるときは、一覧を一緒に見ながら、置き場所と更新の予定を口頭でも伝えます。一覧に書けない注意点があれば、備考の欄に足します。

連絡が来たときの動きも、1枚にしておく

実地指導の連絡が来たときに、誰が窓口になり、誰が何を準備するかも、1枚にしておきます。この1枚の下書きも、AIで作れますが、実際の役割は、事業所の人が決めます。

まずは、よく使う書類を10個選んで、置き場所を表に書き出してみてください。10個書けたら、あとは少しずつ足していけば、よい一覧になります。