職員との面談のメモを、AIで整えて、次の面談につなげる

職員の定着は、福祉の事業所にとって大きな課題です。辞めてしまう前に、悩みを聞く場として、管理者と職員の面談を行っている事業所も多いと思います。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、送迎も行っています。この記事では、職員との面談のメモをAIで整えて、次の面談につなげる方法をお伝えします。

面談が、話しただけで終わる

面談で、職員が悩みを話してくれた。その場では「分かりました、考えます」と答える。けれど、数週間後の次の面談で、前に何を話したのかが、うまく思い出せない。こうしたことは、よくあります。

職員にとっては、「話したのに、何も変わらなかった」という印象になります。次から、話してくれなくなります。メモを整えて残し、次の面談で確かめることが、信頼につながります。

面談の前に、聞くことを決めておく

面談の前に、聞きたいことを3つだけ決めておきます。

• 最近の仕事で、うまくいっていること
• 困っていることや、負担に感じていること
• 事業所に、望むこと

決めた項目があれば、話が散らばりません。この3つの質問を、紙に書いて渡しておくと、職員も事前に考えられます。

面談の最中は、話を聞くことに集中する

面談の最中は、メモを細かく取ることに気を取られないようにします。相手の目を見て、話を聞くことが大切です。キーワードだけを、短く書き留めます。

面談のあと、できるだけ早く、覚えているうちに、メモを補います。

AIに、メモを整理してもらう

補ったメモを、個人が特定できる情報を伏せて、AIに渡します。職員の名前は「職員A」のように記号にして、面談の内容も要点だけにします。

頼み方は、次のとおりです。

• メモを「うまくいっていること」「困っていること」「望むこと」に分けてください
• 次回の面談までに、管理者が確かめるべきことを、3つ以内で挙げてください
• 職員が話した言葉は、そのまま残してください

「そのまま残してください」は大事です。AIが言い換えると、職員が伝えたかったニュアンスが変わることがあります。本人の言葉は、できるだけ元のまま残します。

面談のメモは、機微な情報として扱う

職員との面談のメモには、職員の悩みや、体調、家庭の事情などが含まれることがあります。これらは、とても機微な情報です。AIに渡すときは、名前を伏せるだけでなく、内容も、必要な範囲に絞ります。体調や家庭の事情のように、細かい事情は、AIに渡さないほうが安全です。

メモを保管する場所も、管理者だけが見られる場所に限ります。置く場所、残す期間を、あらかじめ決めておきます。

約束したことを、次の面談で確かめる

面談で「やってみます」「確認します」と答えたことは、整えたメモの末尾に、一覧にして残します。次の面談の冒頭で、その一覧を見て、「前回言っていたこと、どうなったか」を、職員に伝えます。

実行できなかったことは、理由を正直に伝えます。実行できたことは、「実現した」と、職員に伝えます。小さな変化でも、聞き入れられたという実感が、職員の安心につながります。

面談の頻度を、無理のない形にする

面談は、続けられる頻度で行います。毎月が理想でも、現実的に難しければ、2か月に1回でも構いません。頻度を決めたら、日程を先に押さえておきます。

新しい職員とは、入って最初の数か月は、頻度を上げます。新しい職員の研修については、最初の1か月の研修計画の記事で紹介しています。

面談が苦手な管理者のための、小さな工夫

面談が苦手だと感じる管理者もいます。何を話せばよいか分からず、沈黙が怖い。そう感じるのは、自然なことです。そんなときは、面談の前に、AIに頼んで、聞き方の練習をします。「職員の役をしてください。私は、悩みを聞く練習をします」と頼みます。

練習のなかで、相手の話をさえぎらないこと、言い換えて確かめること、すぐに答えを出そうとしないことを、意識します。AIの返事は現実の職員とは違いますが、聞く姿勢を整える助けになります。練習の進め方は、場面練習の記事で紹介しています。

面談で聞いたことを、勝手に広げない

面談で職員が話したことは、本人の許しがないまま、ほかの職員に伝えません。事業所の改善に生かしたい内容は、「誰が言ったか」が分からない形にして、会議で取り上げます。AIに渡すときも、同じ考え方で、個人が特定できない形にします。この約束を守ることが、面談の信頼の土台になります。

管理する側の、振り返りにも使う

整えたメモを数か月分ためると、職員から繰り返し出てくる悩みが見えてきます。AIに、個人が特定できないようにまとめたメモを渡して「繰り返し出ている話題を挙げてください」と頼むと、事業所の課題が浮かびます。

まずは、次の面談のあとに、メモを3つの見出しに分けるところだけ、試してみてください。話を聞いたあとの整理が、職員への次の一言につながります。