見学が終わったあとのお礼と次の案内を、AIで下書きする

見学に来てくださった方に、見学のあとで連絡を入れていますか。忙しい日が続くと、後回しになりがちです。けれど、見学のあとの連絡は、来てくださった方が次の一歩を考える大事な材料になります。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、駅や市役所の前を回る送迎も行っています。この記事では、見学のあとのお礼と次の案内を、AIで下書きする方法をお伝えします。

見学のあとの連絡に入れることを、決める

見学のあとの連絡は、長くなくてかまいません。入れる内容は、次の4つです。

• 来てくださったことへのお礼
• 見学の中で出た質問への答え（その場で答えきれなかったもの）
• 次に選べること（もう一度の見学、体験、相談など）
• 連絡の窓口

この4つがそろっていれば、十分です。逆に言うと、「ぜひ来てください」という強い誘いは入れません。決めるのは、見学に来た方とご家族です。

見学の直後に、メモを残す

見学が終わったら、その日のうちに、担当の職員が短いメモを残します。書くことは次のとおりです。

• 見学の中で出た質問と、その場で答えられたかどうか
• 答えられなかった質問
• 相手が気にしていたこと（たとえば、通う日数、送迎の乗り場）
• 次に約束したこと

個人を特定できる内容は、AIに渡すメモには書きません。名前は伏せて、「ご家族の方」「ご本人」のような書き方にします。事業所の記録の中に、名前つきの記録は別に残します。

AIに下書きを頼む

メモをもとに、AIに下書きを頼みます。頼み方は、次のとおりです。

• 次のメモをもとに、見学のお礼と次の案内の文章を作ってください
• 読む方は、初めて福祉事業所を見学した方です。やさしい言葉で、短く書いてください
• 答えられなかった質問には、「確かめて、あらためてご連絡します」と書いてください
• 来所や利用を急がせるような言い方は、しないでください

最後の1行は、とくに大切です。AIは、親切のつもりで、「いつでもお待ちしています」「ぜひ前向きにご検討ください」のように、背中を押す言葉を足すことがあります。受け取る側には、圧に感じられることがあります。

人が気持ちを足して、確かめる

下書きを読んで、次の点を確かめます。

• 見学の中で話した内容と、書かれている内容が合っているか
• 約束していないことを、約束したように書いていないか
• 事業所にない設備やサービスを、書いていないか
• 相手が気にしていたことに、ちゃんと触れているか

そのうえで、職員が1〜2行、自分の言葉を足します。たとえば、「作業の様子を、じっと見てくださっていたのが印象に残っています」のような、その日の様子です。AIは、その場にいなかったので、この一文は書けません。人の出番です。

答えを確かめるべき質問は、後回しにしない

見学では、その場で答えられない質問が出ます。たとえば、制度のことや、通う日の調整などです。この質問への答えは、確かめてから伝えます。AIに答えを書かせて、そのまま送ることはしません。

制度に関する答えは、公的な窓口や、公表されている資料で確かめます。事業所の内部のことは、責任者に確かめます。確かめた答えを、AIに文章へ整えてもらうのは、よい使い方です。

送るタイミングと記録

見学の翌日か、翌々日に送ると、相手の記憶が新しいうちに届きます。送ったかどうかは、見学の記録に1行残しておきます。「お礼を送った日」「次の案内を送った日」「返事があったか」の3つです。

返事がなかったときに、何度も連絡を重ねることはしません。1度、丁寧に送ったら、あとは相手からの連絡を待ちます。待つことも、大事な対応です。

連絡の手段は、相手に合わせる

見学の前の連絡については、見学の申し込みを受けたら、当日の流れの案内文をAIで作る方法に書いています。

連絡は、メールがよいか、電話がよいか、手紙がよいか。見学のときに、「ご連絡は、どの方法がよいですか」と聞いておくと安心です。AIの下書きは、どの手段にも使えますが、手段によって、長さや言い方を変えます。電話の場合は、話すための短いメモにしてもらいます。

次の一歩は、相手が選ぶ

見学のあとに、どうするかを決めるのは、見学に来た方です。事業所は、選べる道を、分かりやすく並べます。「体験を希望する」「もう少し考える」「ほかの事業所も見る」。どれを選んでもよいと、伝わる文章にします。選ばれなかったときも、相手を責めない、静かな文章を心がけます。

続けやすい形にする

見学のたびに、同じ手順で連絡できるよう、メモの書き方と、頼み方の文章を、1つの文書にまとめておきます。担当の職員が替わっても、同じ質の連絡が送れます。文書は、事業所の共有の場所に置き、気づいたことがあれば、そのつど直します。小さな直しを重ねることが、いちばんの近道です。

まず1回、試してみる

次の見学のあとで、メモを残し、AIに下書きを頼み、人が足して送る。この1回の流れを試してみてください。自分で書くより短い時間で、気持ちのこもった連絡が送れるはずです。

私たちの事業所の取り組みや、福祉の現場でのAIの使い方について、気軽に相談できる窓口があります。この記事の下のご案内から、見てみてください。