見学の申し込みを受けたら、当日の流れの案内文をAIで作る

見学の申し込みの連絡が来ると、うれしい気持ちになります。同時に、案内の準備が始まります。いつ、どこに来てもらうか。何分くらいかかるか。持ち物は要るか。送迎の車の乗り場はどこか。これらを、毎回、文章にして伝えています。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、駅や市役所の前を回る送迎も行っています。この記事では、見学の当日の流れを伝える案内文を、AIで下書きする方法をお伝えします。送る文章は、最後に人が読んで確かめます。AIはあくまで下書きの係です。

案内文に入れることを、先に決めておく

案内文に入れる項目は、見学のたびに大きくは変わりません。先に項目を決めておくと、毎回の作業が楽になります。私たちが入れている項目は、次のとおりです。

• 見学の日時と、かかる時間の目安
• 集合の場所と、行き方
• 当日の流れ（あいさつ、見学、質問の時間の順）
• 持ち物（なくても困らないものは、「なくて大丈夫です」と書く）
• 当日に連絡がつく窓口と、遅れるときの伝え方

この項目の一覧を、いちど作って保存しておきます。AIに頼むときは、この一覧をそのまま渡します。

事実のメモだけを、AIに渡す

AIに渡すのは、その見学ごとの事実のメモです。書き方の例を挙げます。

• 日時は、来週の火曜日の午後2時から、1時間ほど
• 集合は、事業所の玄関
• 流れは、あいさつ、作業の見学、質問の順
• 持ち物は、特になし

ここには、相談に来る方のお名前や、ご本人の状況の細かい内容は入れません。AIに渡すのは、日時や場所のような、案内に必要な事実だけにします。個人にかかわる内容は、事業所の中の記録にだけ残します。

頼み方の型

AIへの頼み方は、次のとおりです。

• 次のメモをもとに、見学の案内文の下書きを作ってください
• 読む方は、初めて福祉事業所を訪ねる方とそのご家族です。やさしい言葉で、短い文で書いてください
• 項目の見出しをつけて、読み飛ばさずに確かめられる形にしてください
• メモに書かれていないことは、書かないでください。不明なことは「担当に確かめます」と書いてください

最後の指示は大事です。AIは、書かれていない事実をそれらしく補うことがあります。たとえば、持ち物を勝手に足したり、駐車場の有無を書いたりします。事実は、事業所が決めるものです。

出てきた下書きを、人が確かめる

届いた下書きは、見学を担当する職員が読んで、次の点を確かめます。

• 日時、集合の場所、時間の目安が、メモと一致しているか
• 事業所に実在しない設備や、できないことが書かれていないか
• 緊張している方に、きつく聞こえる言い方がないか
• 連絡先と、連絡のつく時間帯が合っているか

ここで直した言葉は、次の回のために、頼み方の中に足しておきます。「『ご来所ください』は固いので、『お越しください』にしてください」のような一言です。これを重ねると、下書きが少しずつ、事業所の話し方に近づきます。

来てほしい気持ちを、文章に出す

案内文は、事務的な連絡ですが、最初に読まれる事業所の文章でもあります。1行だけ、気持ちを入れます。たとえば、「初めてで緊張されると思います。お気軽にお越しください」のような一文です。

この一文は、AIの下書きに任せず、職員が自分の言葉で足すと、温かさが残ります。AIが書いた文章に、人の一言を足す。この組み合わせが、いちばん安定しています。

送る前に、見る範囲を決める

案内文は、メールやメッセージで送ります。送る相手や宛先は、申し込みの記録と見比べて、間違いがないかを確かめます。AIに宛先を渡さなくても、文章は作れます。宛先は、送る人が自分の手で入れます。

また、案内文の保存は、事業所で決めた場所に1つだけ置きます。「見学案内の最新版」として置いておけば、職員が替わっても、同じ形で案内できます。

見学の日の朝に、読み直す

申し込みの連絡への返事については、応募や見学の問い合わせへの返信を、AIの下書きで早く丁寧に返す方法も、あわせてお読みください。

見学の前日か当日の朝に、案内文と当日の予定を、もう一度見直します。天気や道路の様子で、集合の場所や時間の連絡が必要になることもあります。変更があるときは、その日のうちに、短い連絡を入れます。

変更の連絡も、AIに下書きを頼めます。「集合の時間を30分遅らせる連絡」のような、短い文章が得意です。ただ、急ぎの連絡ほど、人が読んで確かめてから送ります。

案内文は、育てて使う

案内文は、見学のたびに少しずつ直します。分かりにくいと言われた場所があれば、次から言い方を変えます。来てくださった方の一言が、いちばんの教材です。直した内容は、頼み方のメモにも書き足しておきます。

小さく始める

最初から全部を整えなくても大丈夫です。次の週に見学の予定がある日に、メモを作って、AIに下書きを頼んでみてください。自分で書くより速いか、読んで違和感がないか。2回か3回試すと、頼み方が固まってきます。

私たちの事業所の取り組みや、福祉の現場でのAIの使い方について、気軽に相談できる窓口があります。この記事の下のご案内から、見てみてください。