打合せのメモを書く時間が無い社長へ——録音からAIで議事録と次の段取りを作る

打合せは多いのに、終わった後にメモを書く時間が無い。そんな毎日になっていませんか。スマホで録音したことはある。けれど聞き直さないまま、録音がたまっていく。言った・言わないで困ったこともある。この記事では、打合せの録音をAIに渡して、議事録と「次にやること」の表に変えるまでの手順を書きます。

「仕事はほとんどこれ」と見せていた録音アプリ

2025年9月、僕は人に会うたびに、スマホのGoogleレコーダーを見せていました。録音しながら文字にしてくれるアプリです。紹介するときの言葉は「仕事はほとんどこれ」でした。12月にも、打合せの相手に「AndroidならGoogleレコーダーがすごい」と勧めています。

ただ、つまずきもありました。僕のスマホでは、電話の通話が録音できなかったのです。2025年11月、通話・現場・Zoomを録音できる別の録音機を取り入れて、その穴を補いました。道具は1つで全部やろうとせず、足りない所は別の道具で埋める。このとき覚えた考え方です。

録音が「ためる物」から「流す物」に変わった

そこから、録音の扱いが変わりました。2025年12月、社内の全体会議で「現場はレコーダーを回すだけ。あとは自動で文字起こしされ、裏側へつながる」しくみを提案しました。同じ月、解体業のお客様向けに、録音の文字起こしを顧客管理の商談・案件に自動で結びつける連携を、8割まで作っています。そして2026年7月には、僕の手は録音するだけで、配信・執筆・SNSへの投稿は自動にすると決めました。

実は、僕がまとめているAIの教科書も、1年半分の録音から作っています。話したことが、そのまま資産になる。録音について一番伝えたいのは、このことです。当時の録音機や連携のしかたは、あくまで当時の僕のやり方です。ここからは、今から始める方向けの手順を書きます。

録音から議事録と段取りを作る手順

1. 録音の道具を1つ決める

対面の打合せなら、スマホの録音アプリで足ります。文字起こし付きの物を選ぶと、後が楽です。Zoomなら、Zoomの録画と文字起こしの機能が使えます。電話は機種によって録音できないことがあります。必要なら、通話を録音できる録音機を足します。録音の前に、相手に「記録のために録音してよいですか」と一言かけてください。

2. 文字起こしを決まった場所に置く

文字起こしをテキストやファイルで書き出し、パソコンの決まったフォルダに置きます。例えば「録音」という名前のフォルダを1つ作り、そこだけに置くと決めます。お客様の名前や個人の情報が入る録音もあるので、置き場所を散らさないことが大事です。

3. 議事録を3つに分けて作らせる

AIエージェントに、こう頼みます。「録音フォルダの（ファイル名）を読んで、議事録を作って。決まったこと・決まっていないこと・次にやること、に分けて。言っていない期限や数字は書かないで」3つに分けるのが芯です。決まっていないことが見えるだけで、次の打合せで何を聞くかが分かります。

4. 次にやることを表にする

続けて「次にやることを、誰が・いつまでに・何をの表にして。言っていない期限は空けて」と頼みます。相手へのお礼のメールも、下書きまでなら作らせて構いません。送るのは自分でやります。

5. 読んで、違う所を1つ直させる

できた議事録を自分で読み、違う所を1つ見つけて直してもらいます。ここまでで20分ほどです。打合せが終わって30分以内に、議事録と次にやることの表がそろっていれば合格です。

気をつけること

AIは、言っていないことを足すことがあります。決まっていない話が、いつの間にか決まったことのように書かれていたり、誰も言っていない期限が入っていたりします。だから頼むときに、決まっていないことは決まっていないまま残すように、と伝えるのが大事です。

つまずきやすい所と直し方も挙げておきます。

• 文字起こしの誤字が多いとき: 議事録にする段階で、AIが文脈から直してくれます。社名や商品名だけは「この言葉はこう書く」と先に渡します
• 話していないことが入っているとき: 「文字起こしに無いことは書かないで。根拠の時刻を付けて」と頼みます
• 長すぎてAIが途中で止まるとき: 前半と後半に分けて渡し、最後に1本にまとめさせます
• 電話が録音できないとき: 電話の後に、自分で1分だけ要点を吹き込むのでも十分です

今から始める社長へ

打合せが多い社長ほど、話すことは得意なはずです。苦手なのは、話した後に書くこと。そこをAIに任せればいい、というのが僕の考えです。

まずは社内の打合せ1回で構いません。相手の了解を取って録音し、議事録と次にやることの表を作らせてみてください。慣れてきたら、朝礼や打合せの録音から「地域の人に話したくなる話を3つ」と頼んでみるのもおすすめです。僕自身、音声メモをためた場所から、記事や提案書を書かせています。自分では当たり前すぎて気づかない話ほど、外の人には新鮮です。