欠席・遅刻の記録を月ごとに数えて、通所の傾向をAIと見る

欠席や遅刻の記録は、毎日つけていても、あとから集計する機会が多くありません。月末に出席の日数だけを数えて終わり、という事業所も多いはずです。

けれども、記録を並べてみると、「月曜日に休みが多い」「雨の日の翌日は遅れやすい」といった傾向が見えることがあります。この記事では、AIの力を借りて欠席・遅刻の記録を数え、通所の傾向を見つける方法をお伝えします。

数えるのは「人の評価」のためではない

最初に、この集計の目的をそろえておきます。欠席や遅刻を数える目的は、利用者さんを評価するためではありません。「通いにくくなっている理由が、事業所の側にないか」を探すためです。

たとえば、月曜日の欠席が多いなら、休み明けの最初の作業が重すぎるのかもしれません。特定の時期に遅れが増えるなら、送迎の時間や道の混み具合が関わっているのかもしれません。傾向が見えれば、事業所の側でできる工夫が見つかります。

記録を表の形にそろえる

AIに渡す前に、記録を表の形にそろえます。必要な列は、次の5つです。

• 日付と曜日
• 利用者さんの記号（Aさん、Bさんなど）
• 区分（欠席、遅刻、早退）
• 連絡の有無（事前の連絡あり、当日の連絡、連絡なし）
• 理由（体調、家庭の事情、通院、その他）

名前は記号にして、病名や家庭の細かい事情は書きません。理由は、大きな区分だけにします。伏せ方の考え方は、利用者さんの情報をAIに入れる前の記事にあります。

紙の出席簿しかない場合は、写真に撮って表にする方法もあります。伝票や手書きの紙を表にするデモで、紙の表をデータに変える流れを見られます。

頼み方の型

表をAIに渡して、次のように頼みます。

• 下の表を月ごとに集計して、区分ごとの件数を出してください
• 曜日ごとの欠席・遅刻の件数を比べてください
• 件数が多い曜日や時期があれば、その事実だけを挙げてください
• 原因の推測は書かず、「確かめるとよいこと」として質問の形で挙げてください

原因の推測を書かせないことが大切です。AIは、傾向から原因をもっともらしく語ることができますが、それが本当の理由かどうかは分かりません。事実と推測が混ざった文章は、利用者さんへの決めつけにつながります。

数えた結果を人が読む

集計の結果を、職員が読みます。確かめるのは次の点です。

• 件数が原本の記録と合っているか（AIは数え間違えることがある）
• 少ない人数の傾向を、全体の傾向のように読んでいないか
• 見えた傾向について、職員の実感と合うか、違うか

数え間違いは、AIによく起こります。月に数十行の表でも、件数が1つずれることがあります。合計の数は、別の方法でも数えて照らします。

傾向を支援につなげる

傾向が見えたら、次の打ち手を職員で話し合います。たとえば次のような工夫が考えられます。

• 月曜日の最初の作業を、軽いものにする
• 遅れやすい時期の送迎の時刻を、見直す
• 連絡なしの欠席が続く方には、前日に声をかける

決めた工夫は、1か月ほど試して、同じ表でもう一度数えます。数が変わったか、変わらなかったか。変わらないなら、別の工夫を考えます。

個人の傾向を見るときの注意

全体の集計とは別に、1人の利用者さんの欠席の傾向を見たいときもあります。この場合は、より丁寧に扱います。本人やご家族に伝える前提で見るのか、支援の見直しのために職員だけで見るのかを決めてから、集計します。

個人の欠席の傾向は、ご本人の体調や気持ちの変化のサインであることもあります。数字だけで判断せず、本人との面談や、日々の様子の記録とあわせて読みます。関連して、半年分の記録を読み返す方法をモニタリングの前の記事で紹介しています。

傾向を伝えるときの言葉

見つけた傾向を、本人やご家族に伝えるときは、言葉を選びます。「月曜日の欠席が多いですね」と伝えると、責められているように聞こえることがあります。「月曜日は、通いにくいことがありますか。事業所でできる工夫があれば教えてください」と聞く形にします。

数字は、事業所の側の工夫を探すために使います。ご本人やご家族の側に原因を求める使い方は、避けます。

集計を毎月の習慣にする

集計は、一度やって終わりにせず、月に1度の習慣にします。毎月、同じ表に記録を足して、同じ頼み方でAIに集計させると、手間が小さくなります。頼み方の文章を、紙やメモに残しておくと、担当が替わっても続けられます。

数か月分がたまると、季節による変化も見えてきます。梅雨の時期、年度の変わり目、長い休みの前後。こうした時期に、通所しにくくなる人が増えるなら、あらかじめ声かけや送迎の工夫を準備できます。

小さな事業所でも、表1枚から

利用者さんが少ない事業所でも、この集計はできます。件数が少ないと傾向とまでは言えないこともありますが、並べてみると、職員の記憶と違う事実が見つかることがあります。まずは表1枚にそろえて、3か月分を眺めるところからで十分です。AIに頼むのは、表がそろってからで間に合います。

まずは、直近3か月の欠席・遅刻の記録を、上の5列の表にそろえるところから始めてみてください。