AIに資料の一字直しを頼むと全体が変わる社長へ、仕上げはPowerPointで

AIに資料の直しを頼んだら、頼んでいない場所まで変わっていた。そんな経験はありませんか。一字直したいだけなのに、出てくるたびにどこかが違う。僕は、これを毎回ガチャを回しているようだと感じていました。そのガチャをやめるために、最終成果物はPowerPointで出させ、細かい直しは自分の手でやると決めました。この記事では、切り替えたきっかけと、大枠はAI・仕上げは手に分ける手順を書きます。

一字直すだけでガチャになっていた頃

以前の僕は、AIにHTMLで資料を作らせ、そこからPDFにして納品していました。見た目はきれいに仕上がります。困るのは、直しが入ったときでした。

「ここだけ直して」と頼んでも、AIは他の部分まで勝手に変えてしまいます。文字を一つ差し替えたいだけなのに、戻ってきた資料は別の場所の言い回しや並びまで変わっている。もう一度頼むと、今度はまた別のところが変わる。一字直すだけでも、毎回ガチャを回すような状態でした。

納品前の最後の直しほど、これが怖いのです。あと少しで渡せるという場面で、直すたびに全体を見直さなければならない。直しの回数が増えるほど、どこが変わったのかを確かめる手間も増えていきました。

大枠はAI、微調整はPowerPointに切り替えた

そこで、やり方を切り替えました。最終成果物は、AIにPowerPointで出させる。大枠をPowerPointに落としてもらい、文字の修正や1行の追加などの微調整は、PowerPoint上で自分で直す。「細かい修正はパワーポイント上でやる」これを決め事にしました。

AIの出番は、全体を作るときと、全体を揃えるときの2つに絞りました。一字や一行の直しなら、自分で打ち直したほうが確実で早いからです。頼む範囲を分けてからは、直しのたびに祈るような気持ちで待つことがなくなりました。

目の前のお客様の修正依頼に、その場で応えられた

この方法が生きたのは、お客様と向き合っていたときです。目の前で、資料の修正の依頼をいただきました。僕はその場でPowerPointを開いて、文字を直して即対応しました。全体の位置調整だけは、AIに座標で合わせてもらいました。

細かいところは手で、全体の揃えはAIで。役割が分かれていたので、その場で形にできました。最後にお渡ししたのは、お客様がPowerPointで自分で直せる状態の資料です。

正直に言えば、この場面ではAIの限界も感じました。それでも、合格水準で納品できたことは、僕にとって良い体験になりました。

大枠はAI・仕上げは手に分ける手順

ここからは、同じ分け方を自分の仕事で試すための手順です。道具の画面は変わっていくので、考え方を中心に書きます。

1. 最初に「最後はPowerPointで受け取る」と決めておく

資料を頼むときに、最終成果物の形を先に決めておきます。後から自分で開いて直せる形で受け取る、というのが要点です。見た目のきれいさより、最後に人の手が入れられるかどうかを優先します。

2. AIには大枠づくりだけを頼む

構成、ページの並び、見出しと本文のたたき台。ここまでをAIに作ってもらいます。この段階では、細かい言い回しにこだわらなくて大丈夫です。全体の形ができていれば十分です。

3. 一字直しや1行足しは、自分でファイルを開いて直す

受け取ったファイルを自分で開き、文字の修正や1行の追加は手で直します。AIに「ここだけ直して」と頼み直さないのがこつです。頼み直さなければ、他の場所が勝手に変わることもありません。

4. 全体の揃えだけ、もう一度AIに頼む

ページ全体の位置を揃えたいときは、そこだけAIに頼みます。僕の場合は、位置を座標で合わせてもらいました。細部は手、全体はAI。頼む範囲をはっきり分けておくと、戻ってきた資料を見直す手間が減ります。

気をつけること

AIに最後の一字まで任せようとすると、直しの往復が終わらなくなりがちです。どこまでをAIに頼み、どこからを自分で直すのか。その線を先に引いておくことが大切です。

また、AIに全体の揃えを頼み直す前には、自分で直したファイルを別の名前で残しておくと安心です。もし揃え直しの結果が思ったものと違っても、手で直した状態にすぐ戻れます。せっかく自分で直した文字が、頼み直しで元に戻ってしまう心配もあります。戻ってきたら、自分で直した箇所がそのまま残っているかを先に確かめてください。

もう一つは、お客様に渡す形です。相手が自分で直せる形で渡しておけば、渡した後の小さな直しで、またこちらに戻ってくることが減ります。自分が直しやすい形は、多くの場合、相手にとっても直しやすい形です。

今から始める社長へ

最後の一字までAIに任せなくても大丈夫です。大事なのは、最後に人が直せる形で受け取っておくことです。大枠はAI、仕上げは手。資料に限らず、AIと一緒に作るものの多くで、この分け方は役に立つと思います。

直しのたびに祈るような気持ちになっているなら、それは頼み方を変える合図かもしれません。当時の僕も、ガチャをやめてから納品まで迷わなくなりました。