加算の根拠になる書類が、そろっているか——AIと棚卸し表を作る

加算を請求するときは、要件を満たしていることを示す書類や記録が必要です。ところが、日々の記録に追われていると、「あの書類はどこにあったか」「この月の分は残っているか」と探すことになりがちです。

この記事では、加算の根拠になる書類が、そろっているかを確かめる棚卸し表を、AIと一緒に作る方法をお伝えします。AIが作るのはたたき台です。加算の要件に当たるかどうかの判断は、AIには任せません。

先に決めておく線引き

最初に、役割を分けておきます。

• AI: 棚卸し表の形を作る、書類の置き場所の一覧を整える
• 人: 加算の要件を、公表されている資料で確かめる
• 人: 要件に当たるかどうかを判断する

要件を読み違えたまま請求すると、あとで返還を求められることがあります。加算の要件は、改定のたびに変わります。AIの知識は古いことがあるので、要件の文言は自分の目で確かめます。

要件を、公表された資料から書き出す

棚卸し表の元になるのは、算定している加算ごとの要件です。次の順に、書き出します。

• 事業所が算定している加算の名前を、一覧にする
• 各加算の要件を、公表されている最新の資料から、そのまま書き写す
• 要件ごとに、「どの書類や記録が根拠になるか」を、職員で話し合って書く

要件を書き写すとき、AIに「要約して」と頼むと、細かい条件が落ちることがあります。要約はAIに頼んでよいのですが、元の文言も一緒に手元に置いておきます。

AIに棚卸し表のたたき台を作ってもらう

書き出した要件と根拠の一覧を渡して、次のように頼みます。

• 下の一覧をもとに、書類の棚卸し表を作ってください
• 列は、加算の名前、要件、根拠になる書類、置き場所、最後に確かめた日、確かめた人、にしてください
• 置き場所と確かめた日は、空欄にしてください
• 要件の文言は、一覧に書いたとおりに入れて、変えないでください

要件の文言を変えないよう、念を押します。AIは、読みやすくしようとして、条件の言い回しを変えてしまうことがあります。

棚卸しの日を決めて、実物を見に行く

表ができたら、実際に書類を見に行きます。表の空欄を埋めながら、次の点を確かめます。

• 書類は、実際にあるか
• 日付や署名など、必要な項目が入っているか
• 対象の月の分が、残っているか
• 置き場所が、決まっているか

足りない書類が見つかったら、すぐに管理者に伝えます。あとから作り直すことはできない書類もあります。そのため、毎月の請求の前に、短い棚卸しを入れておくと、足りないことに早く気づけます。

研修や会議の記録も、根拠になる

加算の要件には、研修や会議を行っていることが含まれるものがあります。この場合の根拠は、研修の記録や会議の記録です。職員の研修の記録を1か所にまとめて探せるようにする方法は、事業所のブログの別の記事で紹介しています。

会議の記録をAIでまとめる方法は、ケース会議の記録の記事にあります。会議の記録は、日付、参加者、決まったことが分かる形で、残しておきます。

迷ったら、窓口に聞く

要件の読み方に迷ったときは、AIに聞き続けず、担当の窓口に確かめます。聞いた日と内容は、記録に残します。聞いた内容は、次の担当者への引き継ぎにもなります。

棚卸しを、毎月の習慣に組み込む

棚卸しは、年に1度まとめてやるよりも、毎月の請求の前に少しずつやるほうが、負担が小さくなります。月に1度、10分だけ、表の「最後に確かめた日」を更新する時間を作ります。

AIには、更新が止まっている行を挙げてもらうこともできます。表を貼って、「最後に確かめた日が3か月以上前の行を挙げてください」と頼むだけです。確かめる日を忘れない仕組みを、表の中に作ります。

担当を決めて、休んでも回るようにする

棚卸しの担当を、1人に固定しないようにします。表と、要件の書き写し方を共有しておけば、担当が休んでも、別の職員が続けられます。書類の置き場所は、事務の担当者だけでなく、管理者も把握しておきます。事業所の事務を1人に頼りすぎない工夫は、請求の前の突き合わせの記事でも触れています。

見つかった不足を、責めずに直す

棚卸しで書類の不足が見つかったとき、担当者を責めると、次から見つけても隠すようになってしまいます。不足が見つかったこと自体が、棚卸しの成果です。何が足りなかったか、なぜ足りなかったか、これからどう防ぐかを、職員で話し合います。話し合いの内容は、表の備考欄に残します。

棚卸し表の置き場所

棚卸し表は、事務の担当者だけが開ける場所ではなく、管理者や、代わりに作業する職員も開ける場所に置きます。ただし、利用者さんの情報が含まれる書類そのものは、決められた保管場所から持ち出さないようにします。表には、書類の置き場所と有無だけを書き、個人の情報は書きません。

まずは、算定している加算を1つ選んで、要件と根拠の書類を書き出すところから始めてみてください。全体の地図はAIに任せる仕事と任せない仕事の記事にあります。