応募や見学の問い合わせへの返信を、AIの下書きで早く丁寧に返す

求人を出していると、応募や見学の問い合わせが届きます。忙しい日には、返信が翌日、翌々日と延びてしまうこともあります。問い合わせをくれた人にとっては、返信の早さが、その職場の第一印象になります。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、駅や市役所の前を回る送迎もしています。この記事では、問い合わせへの返信をAIの下書きで早く丁寧に返す方法を、送る前に人が確かめる部分を中心にお伝えします。

返信が遅れると、何が起きるか

求職中の人は、複数の職場に同時に問い合わせていることが多いものです。最初に丁寧な返信をくれた職場に、気持ちが傾くのは自然なことです。

返信が遅れる原因は、文面を考える時間が取れないことにあります。「どう書き出そう」「どこまで答えよう」と悩んでいるうちに、半日がたってしまいます。この「考える時間」を短くするのが、AIの下書きの役割です。

問い合わせの種類を、先に3つに分けておく

届く問い合わせは、大きく3つに分かれます。

• 応募したいという連絡
• 見学したいという連絡
• 仕事の内容や勤務の条件についての質問

種類ごとに、返信の型を1つずつ作っておきます。型があれば、AIに頼む内容も毎回ほぼ同じになり、下書きの質が安定します。

型をAIに作ってもらう

まず、事業所の決まりを箇条書きにして、AIに渡します。書くのは、公表している事実だけです。

• 事業所の種類（就労継続支援B型）
• 場所のおおまかな案内（駅からの行き方など）
• 見学ができる曜日と時間帯
• 応募の方法と、そのあとの流れ

そのうえで、次のように頼みます。

• 下の事実だけを使って、見学の問い合わせへの返信の下書きを作ってください
• 書かれていないことは、書かずに「確認してお伝えします」としてください
• 丁寧で、短めの文にしてください

「書かれていないことは書かない」の一文が大事です。AIは、渡していない情報をもっともらしく補ってしまうことがあります。見学の日時や持ち物を、勝手に書かれてしまうと、問い合わせた人を混乱させます。

届いた問い合わせごとに、下書きを作る

型ができたら、届いた問い合わせの文面をAIに渡して、その人に合わせた下書きを作ります。名前や連絡先など、個人が特定できる部分は伏せて渡します。伏せ方は、情報を入れる前の伏せ方の記事で紹介しています。

下書きができたら、伏せた部分を戻して、送る人が読みます。読むときに見るのは、次の3点です。

• 問い合わせの質問に、すべて答えているか
• 日時や場所に、間違いはないか
• 事業所の言葉づかいとして、自然か

質問への答えは、人が決める

勤務の条件や仕事の内容についての質問は、AIに答えを作らせません。条件を決めるのは、事業所の側の人です。AIに頼んでよいのは、決まっている答えを、読みやすい文にすることまでです。

分からない質問には、「確認して、あらためてお伝えします」と返して、期限を添えるのが誠実です。急いで曖昧な返事をするより、あとで正確な返事をするほうが、信頼につながります。

返信の早さに、目安を決める

返信の目安を、事業所で決めておきます。たとえば「平日は、届いた翌日の午前中までに、最初の返信を出す」といった形です。最初の返信は、完全な答えでなくても構いません。「届きました。確認して、○日までにお返事します」という受け取りの返信だけでも、相手の不安は減ります。

目安を決めたら、問い合わせを見る担当を決めます。担当が不在の日は、代わりの人を決めておきます。

送ったあとの記録を残す

返信を送ったら、日付と内容の要約を、1行で記録に残します。誰が、いつ、何を返したかが分かれば、担当が替わっても対応が続けられます。その記録も、AIに要約を頼めば、手間はごく小さくなります。

断る場合の返信も、型にしておく

応募をいただいても、今回はお迎えできないことがあります。その返信は、書く側にとって気が重く、後回しになりがちです。断る場合の返信も、型を作っておきます。感謝の言葉、結果をお伝えする一文、これからの応援の言葉の3つで構成すると、短くても失礼になりません。

AIに型を作ってもらうときは、「断る理由は書かないでください」と添えます。理由を書くと、相手との行き違いのもとになるからです。送る前に、人が読んで、事業所の言葉として自然かを確かめる流れは、ほかの返信と同じです。

返信の文面を、少しずつ育てる

最初に作った型は、使っているうちに、直したい点が見つかります。「この言い回しは硬い」「ここに一言足したい」と気づいたら、その場で型を直します。直した型は、全員が使える場所に置きます。型が育つほど、誰が返しても同じ丁寧さで返せるようになります。

見学の当日につなげる

見学が決まったら、当日の案内の流れも、短い文にしておくと親切です。着いたらどこに声をかけるか、見学にかかる時間はどのくらいか。こうした案内を、前日に送る連絡文にしておきます。この連絡文の下書きも、AIで作れます。

まずは今週、届いた問い合わせの1通を使って、返信の下書きをAIに作らせてみてください。送る前に、日時と場所を人の目で確かめる。その1点だけ守れば、返信の早さと丁寧さを、両方上げることができます。