ヒヤリとした場面を集めて、月に1度AIと傾向を見る

事故にはならなかったけれど、ヒヤリとした。こうした場面は、現場で毎日のように起きています。けれど、多くは「何もなくてよかった」で終わって、記録に残りません。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、送迎も行っています。この記事では、ヒヤリとした場面を集めて、月に1度AIと傾向を見る方法をお伝えします。

ヒヤリとした場面は、事故の前ぶれ

大きな事故の前には、小さなヒヤリが積み重なっていると言われます。ヒヤリのうちに拾って、仕組みを直せれば、事故を防げることがあります。

ただ、ヒヤリを集めるには、書く側の気持ちへの配慮が必要です。書くと責められると感じれば、誰も書きません。責めるためではなく、直すために集める。この前提を、事業所の全員で共有します。

書く項目は、5つだけにする

書く手間が大きいと、続きません。項目は5つに絞ります。

• いつ（日付と、だいたいの時間帯）
• どこで（送迎の車内、作業室、玄関など）
• 何があったか（見たことを、1〜2文で）
• すぐにしたこと
• 気になったこと（あれば）

書き方は、短くて構いません。記録の負担を下げるために、音声で話して残す方法もあります。音声を使う方法は、音声で残す記事で紹介しています。

集めたものを、月に1度並べる

月末に、1か月分のヒヤリの記録を集めます。人が全部読んでもよいのですが、記録が増えると、大変になります。ここで、AIの出番です。

個人が特定できる部分を伏せたうえで、AIに渡して、次のように頼みます。

• 場所ごとに、ヒヤリの件数を数えてください
• 時間帯ごとに、件数を数えてください
• 似た内容のものを、まとめてください
• 数えた結果から読み取れることと、読み取れないことを分けて書いてください

件数が少ないうちは、傾向と呼べるほどのことは見えません。AIの答えを、鵜呑みにしないことが大切です。

数字より、「同じ場所」「同じ時間」に注目する

見るべきなのは、件数の多さよりも、同じ場所や同じ時間に、繰り返し出てくるかどうかです。たとえば、玄関の段差でのヒヤリが3件あれば、段差に目印を付けるなどの対策が考えられます。夕方の送迎でのヒヤリが多ければ、出発の時刻や人の配置を見直すきっかけになります。

対策を決めるのは、人です。AIには「考えられる対策の案を、3つ挙げてください」と頼み、出てきた案を職員が話し合って選びます。

対策を決めたら、次の月に確かめる

対策は、決めただけでは終わりません。次の月の記録で、同じ場面が減ったかどうかを確かめます。減っていなければ、対策が合っていないか、実行されていないかのどちらかです。

対策の記録も、表にします。いつ、何を決め、誰が行い、どうなったか。この表をAIに渡して「効果があったように見える対策と、見えない対策を分けてください」と頼むと、振り返りの材料になります。

事故の報告書との関係

実際に事故やけがが起きたときは、ヒヤリの記録とは別に、報告書を書きます。報告書の書き方は、事故の報告書の記事で紹介しています。ヒヤリの記録は、その手前の、小さな気づきを集める仕組みです。

記録を書く場所を、手の届くところに置く

ヒヤリの記録は、思い出したときにすぐ書ける場所にあるほど、続きます。送迎の車に1枚、事務室に1枚、作業室に1枚と、複数の場所に記録用紙を置きます。スマートフォンのメモを使う事業所もあります。

どの方法でも、集める日を決めておきます。「毎週金曜に、事務室の箱に集める」のような、簡単な決まりで十分です。集めた記録を、月末にまとめてAIに渡します。

小さな対策を、すぐ試す

月末を待たずに、すぐ試せる小さな対策は、その場で試します。段差に印を付ける、乗り降りの順番を声に出して確かめる、などです。試して、よかったことを記録に残します。大きな対策は、月に1度の振り返りで決め、小さな対策は、気づいた人がその場で試す。この2段構えにすると、現場が動きやすくなります。

記録が少ない月も、そのまま残す

ヒヤリの件数が少ない月があっても、気にしません。件数が少ないのは、よいことかもしれませんし、書かれていないだけかもしれません。「今月は2件でした」と、そのまま残します。数の増減に一喜一憂せず、記録を続けることを大切にします。

良い記録を、ほめる

ヒヤリを書いてくれた職員には、「書いてくれてありがとう」と伝えます。ここがとても大切です。ほめられる経験があると、次も書こうと思えます。

月の振り返りのときに、「今月のヒヤリの記録は、○件でした。書いてくれた皆さんのおかげで、段差の対策が決まりました」と伝えるだけで、記録の文化が育ちます。

まずは、今月から5つの項目だけを決めて、ヒヤリを記録する紙かメモを置いてみてください。1か月が過ぎたら、1度だけ、AIと一緒に並べてみる。それが、事故を減らす最初の一歩になります。