事業所では、1年を通してさまざまな行事があります。季節の催し、ご家族を招く会、作品の展示、外出の行事。利用者さんにとって楽しみな時間であり、ご家族との関わりを深める機会でもあります。
以前の私の事業所では、行事のお知らせを出すのが、いつも1か月前くらいでした。そのため、ご家族から「その日は仕事で行けない」「もう少し早く知っていれば」という声をいただくことが何度もありました。職員の側も、直前に準備が集中して慌ただしくなっていました。
この記事では、年間の行事予定を早めに決めて届けるための段取りをお伝えします。
早めに出すと、参加する側に余裕が生まれる
行事の予定が早くわかっていれば、ご家族は仕事の休みを取ったり、ほかの予定を調整したりできます。利用者さんも、楽しみな予定を前もって知っておくことで、気持ちの準備ができます。
見通しが立つことで安心できる利用者さんもいらっしゃいます。いつ何があるのかがわかっていると、当日の変化に戸惑うことが少なくなります。
職員にとっても、予定が早く決まれば、準備を少しずつ進められます。直前に慌てることが減り、行事そのものの中身に時間をかけられるようになります。
1. 年度の初めに、行事の候補を並べる
最初にするのは、年度の初めに、その年に行う行事の候補を並べることです。昨年の行事を振り返り、続けるもの、やめるもの、新しく始めるものを話し合います。
昨年の行事の記録が残っていれば、参加の人数や準備にかかった手間、利用者さんやご家族の感想を見返します。負担が大きかったわりに喜ばれなかった行事は、形を変えるか、やめることも考えます。
2. 日にちは、決められるものから決める
候補が決まったら、日にちを決めます。すべての日にちを一度に決めるのが難しければ、決められるものから決めていきます。
日にちがまだ決まらない行事は、「秋ごろ」「年明け」のように、時期だけでも示しておきます。時期がわかるだけでも、ご家族は予定を立てやすくなります。
3. 1枚にまとめて届ける
決まった予定は、1枚の予定表にまとめます。月ごとに行事の名前と日にち、ご家族の参加があるかどうかを書いておきます。
予定表は、紙で配るだけでなく、メール配信でも届けます。メールであれば、ご家族がいつでも見返すことができ、紙をなくしてしまう心配もありません。予定表の文章づくりや、見やすい形への整理は、相談できるAIに手伝ってもらうと早く作れます。
4. 近づいたら、改めてお知らせする
年間の予定を早めに出しても、それだけでは忘れられてしまうことがあります。行事が近づいたら、改めてお知らせを送ります。
1か月前と1週間前など、お知らせを送る時期を決めておくと、職員が毎回考えずに済みます。メール配信の仕組みを使えば、決めた日に自動でお知らせを送ることもできます。出欠を伺う行事なら、フォームの場所を添えておきます。
5. 変更は、早めに同じ経路で伝える
行事の予定は、天候や感染症の状況、会場の都合などで変わることがあります。変更があったときは、できるだけ早く、最初に予定を届けたのと同じ経路で伝えます。
紙とメールで予定を届けていたのに、変更は掲示だけで伝える、ということがあると、ご家族が変更に気づかないことがあります。変更のお知らせは、メールやSMSで一斉に送れるようにしておくと、伝え漏れを防げます。
職員の予定とも合わせる
行事の予定を早めに決めることは、職員の勤務の予定を組むうえでも役立ちます。行事の日に人手が必要なら、前もって勤務の割り振りに反映できます。
行事の準備の担当も、予定表と一緒に決めておくと、特定の職員に負担が偏りにくくなります。担当を決めるときは、職員の得意なことや希望も聞いておきます。
行事が終わったら、次の年のために記録する
年間の予定を早めに出すためには、前の年の記録が役に立ちます。行事が終わったら、その日のうちか数日のうちに、短く記録を残しておきます。
参加した人数の目安、準備で困ったこと、利用者さんやご家族の感想、次に変えたいこと。記録は数行で十分です。記録の整理や、感想のまとめは、相談できるAIに手伝ってもらうと手早く済みます。
この記録があると、翌年の候補を並べるときに迷いが減ります。「去年はこの時期に重なって大変だった」ということも、記録を見ればすぐにわかります。
予定表をつくるときの配慮
年間の予定表には、利用者さんの名前や個別の予定を載せないようにしています。予定表はご家族や関係者に広く配るものなので、誰が見ても差し支えない内容にしておきます。
ご家族への連絡先の一覧は、見られる職員を限って管理します。メール配信で送る場合も、ほかのご家族のアドレスが見えない形で送るようにします。個人情報の扱いについては、事業所の方針や、自治体や最新の通知で求められていることを確かめておくと安心です。
まずは来年度の候補を並べてみる
年度の途中からでも、始めることはできます。まずは次の年度に行いたい行事の候補を、職員と一緒に並べてみてください。
候補が並ぶだけでも、1年の見通しが立ちます。予定を早く届けることは、ご家族や利用者さんへの小さな思いやりです。直前のお知らせに追われない行事の運び方が、事業所全体に少しずつ余裕を生んでいきます。
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