事業所の仕事は、利用者さんの支援だけではありません。記録や書類、行事の準備、掲示物づくり、電話の対応、物品の管理。細かな仕事がたくさんあります。
私の事業所では、以前はこうした仕事を、そのとき手が空いている職員に頼んでいました。急ぎの仕事を片づけるにはそれでよかったのですが、得意ではない仕事を頼まれた職員は時間がかかり、得意な職員は別の仕事で手が埋まっている。そんなすれ違いがよく起きていました。
この記事では、職員の得意なことに合わせて仕事を分けるための手順をお伝えします。
手が空いた人に回すと、偏りが生まれる
手が空いた人に仕事を回すやり方は、一見公平に見えます。けれど実際には、手際のよい職員ほど早く手が空き、次々と仕事が回ってくることになります。その結果、特定の職員に負担が偏ってしまいます。
また、得意ではない仕事を続けていると、職員は自信をなくしてしまうこともあります。反対に、得意なことを任されると、職員は自分の力が役に立っていると感じられます。
1. 事業所の仕事を書き出す
最初にするのは、支援以外の仕事を書き出すことです。毎日の仕事、毎週の仕事、毎月の仕事、年に数回の仕事に分けて並べます。
以前、管理者が抱えている仕事を書き出す話をしましたが、今回は職員全体の仕事が対象です。職員にも声をかけて、「こんな仕事もある」と足してもらうと、抜けが少なくなります。
2. 職員の得意なことを聞く
次に、職員の得意なことを聞きます。面談の機会などに、「どんな仕事が好きですか」「これまでの仕事で得意だったことは何ですか」と尋ねます。
文章を書くのが得意な人、数字の確認が得意な人、人と話すのが得意な人、手を動かしてものを作るのが得意な人。職員それぞれに、得意なことがあります。本人が気づいていない得意なことを、周りの職員が知っていることもあります。
3. 仕事と得意なことを結びつける
書き出した仕事と、職員の得意なことを並べて、結びつけていきます。掲示物やお便りは、文章やデザインが得意な職員に。物品の数の確認は、数字に強い職員に。ご家族への電話は、話すのが得意な職員に。
すべての仕事がきれいに結びつくわけではありません。誰も得意ではない仕事も残ります。そうした仕事は、交代で担当する、仕組みで回せないかを考える、といった方法を探します。
4. 誰も得意ではない仕事は、仕組みに任せる
誰も得意ではない仕事の中には、決まった流れで繰り返す仕事が含まれていることがあります。毎月同じお知らせを送る、問い合わせに受付の返事をする、予約の前日に確認の連絡をする、といった仕事です。
こうした仕事は、メール配信や予約受付、フォームの自動返信で任せることができます。電話の最初の受付は、AI電話に任せることもできます。仕組みに任せられる仕事が増えるほど、職員は得意なことに時間を使えるようになります。
5. 担当を決めたら、手順を残す
得意な職員に仕事を任せるときは、手順を紙1枚にまとめておきます。得意な人ほど、手順を頭の中だけで回していることが多いからです。
手順が残っていれば、担当の職員が休んだときや、異動や退職があったときにも、ほかの職員が引き継げます。手順書の下書きは、担当の職員に話してもらった内容をもとに、相談できるAIに整えてもらうと早く作れます。
分担を職員全員に見える形にする
仕事の分担が決まったら、誰が何を担当しているのかを、職員全員が見える形にしておきます。職員向けの掲示や、職員の連絡の場所に一覧を置きます。
担当が見えていると、困ったときに誰に聞けばよいかがすぐにわかります。担当の職員が休みの日にも、補助の職員に声をかけることができます。管理者に質問が集まることも減りました。
一覧は、半年に1度くらいを目安に見直します。職員が新しいことを覚えたり、得意なことが変わったりするのに合わせて、分担も少しずつ変えていきます。
得意なことだけに偏らないようにする
得意なことで仕事を分けるといっても、ずっと同じ仕事だけを任せると、その職員がいないと回らない状態になってしまいます。また、新しいことを覚える機会も減ってしまいます。
私の事業所では、得意な職員を中心にしながら、もう1人、補助として一緒に関わる職員をつけるようにしています。得意な職員が教える役になることで、事業所全体の力も少しずつ育っていきます。
得意なことを聞くときの配慮
職員の得意なことや苦手なことは、個人に関わる情報です。聞いた内容は、仕事の分担を考えるためだけに使い、評価の材料にはしないようにしています。苦手なことを無理に話してもらう必要もありません。
分担を決めたら、職員に伝えて、負担に感じていないかを確かめます。体調や家庭の事情で、今は引き受けにくいという職員もいます。勤務や役割の決め方については、事業所の就業の決まりや、関係する最新の通知を確かめておくと安心です。
まずは1つの仕事から分け直す
いきなりすべての仕事を分け直す必要はありません。まずは、いつも手が空いた人に回っている仕事を1つ選び、得意な職員に任せてみてください。
任された職員が、少しうれしそうに仕事に取り組む姿が見られるかもしれません。得意なことで仕事を分けることは、職員一人ひとりの力を大切にすることです。その積み重ねが、働きやすい事業所をつくっていきます。
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