毎週の仕事を頼み忘れる社長へ——AIに決まった時刻で下書きを作らせる6つの手順

毎週くり返している仕事を、AIに頼むのを忘れて止めてしまったことはありませんか。AIに頼めば下書きはすぐできる。けれど、頼むのは毎回自分で、忘れた週はそのまま止まる。かといって「自動化」と聞くと、勝手に変な物がお客様に出ていきそうで怖い。この記事では、毎週の仕事を1つ選び、決まった時刻にAIが下書きを作って置いておくしくみにする手順を書きます。送る・出すのは自分のままです。

毎朝6時に、表へ自動で書き込むしくみ

2025年8月、社内の打合せで、毎朝6時に表へ自動で書き込むしくみを見せました。自動化の道具とAIと表計算を組み合わせた物です。11月の講座では、APIという言葉を、システム同士が秘密のトンネルで会話して自動で連携するしくみだと、自分の言葉で説明しました。

難しい言葉を知らなくても、決まった時刻に決まった物が置かれていれば、それで仕事は回ります。僕が伝えたかったのは、そこでした。

「毎月18日」が「毎日」になった失敗

ところが、失敗もしました。2025年10月、自社のサービスで「毎月18日にリマインドのメールを送って」とAIに頼んだら、毎日送られてしまったのです。AIは、同じことを同じようにくり返すのが苦手だ。この時、そう実感しました。

そこで判断を変えました。毎回同じ動きが要る物は、AIの会話で頼むのではなく、顧客管理の道具の「ワークフロー」で組む。ワークフローとは、決まった条件で決まった動きをする設定のことです。こちらの方が安定します。

同じ月、SNSの運用をAIだけで回すことも試しました。けれど、頼み方の差が激しく、人に引き継げないと分かりました。そこで、道具の自動化に軸を移しています。

それから約1年後の2026年9月、決まった連絡を送るワークフロー4本を公開し、本番に切り替えました。二重に送られることもありませんでした。

AIには「考えて作る」を、決まった道具には「同じことを同じ時刻に」を。この分け方に落ち着くまでに、1年かかりました。当時の自動化の道具の名前は、今は変わっている物もあります。けれど、分け方はそのまま使えます。

自動にしてよい所と、まだ人がやる所

始める前に、仕事を「作る」「確かめる」「出す」の3つに分けて考えます。

• 作る: 下書き・まとめ・表の更新は、自動にしてよい
• 確かめる: お客様に出す前の確認は、最初のうち人がやる
• 出す: 社内向けの通知は自動にしてよい。お客様へのメール・SNSへの投稿・お金の動きは、最初のうち人がやる

最初は、作って置いておくまでを自動にします。慣れて、置かれた物を何週か見て問題が無ければ、出す所も自動にするかを考えます。

道具は2種類あります。1つは、AIの定時のタスク（スケジュールのタスク）です。今週の議事録のまとめや投稿文の下書きのように、毎回少し考えて作る仕事に向きます。Claude や ChatGPT にある「定時のタスク」がこれに当たります。もう1つは、ワークフローです。リマインド・お礼の自動返信・表への転記のように、毎回まったく同じ動きをする仕事に向きます。

30分で試す、6つの手順

ここからは、毎週の「作る」仕事を1つ、定時のタスクにする手順です。画面の名前は道具ごとに違い、更新で変わります。「決まった時刻に、決まった頼み事をAIにさせる機能はどこ？」とAIに聞けば教えてくれます。

1. 毎週くり返す「作る」仕事を1つ選ぶ

週のまとめ、口コミの返事の下書き、投稿文の下書きなど、毎週自分で作っている物を1つだけ選びます。最初から何本も登録しないことが、続けるこつです。

2. いつもどおり手で1回頼み、うまくいった頼む文を残す

いきなり自動にせず、まず手で1回頼みます。出来が良かった時の頼む文を、そのままメモに残しておきます。定時のタスクの出来は、この頼む文で決まります。

3. 定時のタスクに、日時と頼む文を入れる

日時は「毎週月曜の朝8時」「毎月18日」のように、数字で書きます。僕の「毎月18日」が毎日になった失敗を防ぐためです。頼む文には、「誰かに送ったり、どこかに投稿したりはしないで」を書き添えます。例えば、次のような形です。

• 毎週月曜の朝8時に、次をして。
• 第2の脳の「04_記録」のうち、先週の議事録を全部読んで、
• 「先週決まったこと」と「今週やること」を1枚にまとめて、
• 「04_記録」に『週のまとめ_日付.md』として置いて。
• 誰かに送ったり、どこかに投稿したりはしないで。

4. 一度だけ試しに動かす

「今すぐ1回動かす」があれば押します。無ければ、数分後の時刻で1回だけ試します。下書きが置き場所に置かれたら、ここまでは成功です。

5. 置かれた物を読み、頼む文を直す

置かれた下書きを読み、足りない所や余計な所があれば頼む文を直します。毎回の出来がばらつくなら、頼む文に見本を付けます。毎回まったく同じ動きが要る仕事なら、定時のタスクではなくワークフローの方へ移します。

6. 次の週、決まった時刻に置かれたかを見る

1週間後、自分が何もしなくても、決まった時刻に下書きが置かれていれば完成です。

気をつけること

毎週のはずが毎日動いてしまう時は、日時の書き方を確かめます。頼む文の「毎週月曜」と、画面での選び方を合わせます。動いたのに置き場所に何も無い時は、フォルダの名前を正確に書いたかを見ます。パソコンが閉じていると動かない種類もあるので、自分の使っている物がどちらの種類か、AIに聞いてください。

止まっていても気づかない、というのもよくある困りごとです。毎朝、置き場所を1回見る習慣を付けておくと安心です。

ワークフローで組む場合も同じです。僕は事業所の決まった連絡をワークフローにした時、保存したはずのメールの本文が、実際は空だったというつまずきがありました。自動で回す前に、1回は自分あてに通して、中身を確かめてください。

今から始める社長へ

自動化と聞くと、全部を任せる話に聞こえるかもしれません。けれど最初の一歩は、作って置いておくところまでで十分です。送る・出すは、自分の手に残しておけばいい。

AIには考えて作る仕事を、決まった道具には同じことを同じ時刻にする仕事を。この分け方だけ覚えておけば、道具の名前や画面が変わっても迷いません。まずは毎週の仕事を1つ選び、手で1回頼むところから始めてみてください。