職員会議の議事録を、AIで「決まったこと」の1枚にまとめる

職員会議のあと、議事録を書く役の人は大変です。話した内容を思い出しながら、長い文章を作ります。そして、苦労して作った議事録は、長すぎて、あまり読まれません。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、送迎も行っています。この記事では、職員会議の議事録をAIで整え、「決まったこと」の1枚にまとめる方法をお伝えします。

議事録の目的を、確かめる

議事録の目的は、会議の様子を残すことより、「何が決まったか」「誰が何をするか」を、あとから確かめられるようにすることです。話の経過を細かく書く必要は、ほとんどありません。

目的をこう絞ると、議事録は短くなります。短くなれば、読まれます。読まれれば、決まったことが実行されます。

会議の最中は、走り書きでよい

会議中は、きれいな文章を作ろうとしません。次の3つを、短い言葉で書き留めます。

• 決まったこと
• 誰が、いつまでにやるか
• 次回に持ち越すこと

録音が許される会議であれば、録音を文字にする方法もあります。ただし、録音には職員や利用者さんの発言が入るので、録音の可否と保管のしかたは、事業所の決まりに従います。

AIに、1枚の形に整えてもらう

走り書きのメモを、個人が特定できないように気をつけて、AIに渡します。頼み方は、次のとおりです。

• 次の3つの見出しで、メモを整理してください。「決まったこと」「担当と期限」「次回に持ち越すこと」
• メモに書かれていないことは、書かないでください
• 担当や期限が書かれていない決定事項は、「担当未記入」と書いてください

最後の指示が役に立ちます。会議では、決まったけれど担当が曖昧なまま終わることがよくあります。AIが「担当未記入」と示してくれれば、会議のあとで確かめることができます。

出てきた1枚を、会議の出席者が確かめる

AIが整えた1枚は、会議の出席者が読んで、間違いがないかを確かめます。とくに見るのは、次の2点です。

• 決まったことの内容が、会議で話したとおりか
• 担当者の名前と期限が、合っているか

AIは、似た意味の言葉に言い換えることがあります。「検討する」と「実施する」では、意味が大きく違います。言い換えで意味が変わっていないか、人が確かめます。

配る前に、見せる範囲を決める

議事録の中には、利用者さんにかかわる内容が含まれることがあります。全職員に配る1枚には、個人が特定できる内容を書かないようにして、必要な人だけが見る別の資料に分けます。ケース会議の記録の扱いは、ケース会議の記事で紹介しています。

決まったことを、次の会議で確かめる

議事録の1枚は、次の会議の最初に使います。前回決まったことが、実行されたかどうかを、順に確かめます。ここに時間をかけすぎないよう、1つにつき1分以内を目安にします。

実行されていないことがあれば、理由を聞きます。責めるのではなく、実行の妨げになっているものを探します。時間が足りなかったのか、役割が重すぎたのか。理由を聞くと、次の決め方が良くなります。

議事録を探しやすくする

議事録の題には、日付を入れます。「2026年10月 職員会議」のように、同じ形にします。置き場所も1か所に決めます。AIに頼めば、過去の議事録から「去年、送迎の時刻について決まったこと」のように、探したい内容を拾ってもらうこともできます。ただし、拾われた内容は、元の議事録で確かめます。

議事録の言葉づかいを、そろえる

議事録の言葉づかいが、書く人によってばらつくと、読み手が戸惑います。「検討する」「実施する」「確認する」の使い分けを、事業所の決まりとして簡単にそろえておきます。たとえば、「検討する」は、次回までに結論を出す、「実施する」は、実際にやる、といった具合です。

AIに整理を頼むときも、この決まりを伝えておくと、言葉づかいがそろいます。出てきた文は、決まりと合っているか、人が確かめます。

欠席した人への共有を、早く

会議に出られなかった職員には、できるだけ早く1枚を渡します。会議のあとすぐに配れば、決まったことが、その日のうちに全員に届きます。紙で配るか、掲示板に貼るか、画面で見せるか。事業所で決めた方法を使います。受け取った職員が、読んだことを一言返すようにすると、共有の漏れが見つかります。

会議の時間そのものを、短くする

議事録が整うと、会議そのものの進め方も見直したくなります。議題を事前に配り、決めることと、報告するだけのことを分けておくと、会議の時間は短くなります。議題の下書きも、AIが手伝えます。

一人で抱えない

議事録を書く役は、持ち回りにします。1人に偏らず、全員が書く経験をすると、会議の聞き方も変わります。

続けるための、小さな一歩

まずは、次の会議で、走り書きの3項目だけを試してみてください。会議のあとに、AIで1枚に整えて、出席者に配る。それだけで、議事録を書く人の負担は軽くなり、決まったことが、現場に届きやすくなります。