ある朝、職員から「手袋がもうありません」と声がかかりました。前の週に誰かが発注したと思っていたのですが、実際には誰も頼んでいませんでした。反対に、倉庫の奥を片付けると、同じ洗剤が箱ごといくつも出てきたこともあります。
物品や消耗品の管理は、目立たない仕事です。けれど、切れれば現場が止まり、余れば置き場所とお金を圧迫します。この記事では、私の事業所で見直した、物品と消耗品を回す段取りをお伝えします。
「気づいた人が頼む」は、誰も頼まない
以前の事業所では、足りなくなったことに気づいた職員が、管理者に伝えて発注する流れでした。一見すると自然な形です。
ところが、この形では「誰かが言っただろう」と全員が思ってしまいます。忙しい日ほど声が上がらず、切れてから慌てることになります。逆に、2人が別々に気づいて、それぞれが頼んでしまい、同じ物が重なって届くこともありました。
問題は職員の注意力ではなく、発注の合図が決まっていないことでした。
置き場所を1か所に決める
最初に手をつけたのは、置き場所です。同じ物が事務室、作業室、倉庫の3か所に分かれていると、どれだけ残っているかが誰にも分かりません。
物品ごとに「普段使う分の置き場所」と「予備の置き場所」を1か所ずつ決めました。予備の置き場所には、棚に物品の名前を貼ります。名前の場所に物がなければ、それだけで減っていることが見て分かります。
置き場所を決めるときは、使う職員に聞くのがいちばんです。管理者が決めた場所が、現場の動きに合っていないことはよくあります。
発注の合図を、物の側に置く
次に、発注の合図を決めました。私の事業所では、予備の箱の最後の1箱に、目立つ色のカードを入れています。そのカードが出てきたら、発注の時期という合図です。
カードを見つけた職員は、決められた場所にカードを置くか、フォームで知らせます。フォームなら、物品名と気づいた日を入力するだけで、担当者に知らせが届きます。口頭で伝えるより、言った言わないが起きにくくなります。
大切なのは、「残りがどれくらいになったら頼むか」を人の判断に任せないことです。合図を物の側に置けば、誰が気づいても同じように動けます。
発注する人と、日を決める
合図が集まっても、発注する人が決まっていなければ止まります。発注の担当者を1人決め、代わりの人も決めておきます。
さらに、発注する曜日を決めました。週に1度、決まった曜日に集まったカードや知らせをまとめて確認し、発注します。急ぎの物は別ですが、ふだんの物はこの流れに乗せると、発注の手間も届く回数も落ち着きます。
担当者が休みの日にも止まらないように、発注先や品番をまとめた一覧を共有の場所に置いておきます。
減り方の記録から、ちょうどよい量を知る
発注した日と量を記録していくと、物ごとの減り方が見えてきます。この物は月にどれくらい使うのか、季節によって増える物はどれか。記録が数か月たまると、ちょうどよい予備の量が分かります。
ここでAIが役に立ちます。発注の記録を渡して、減り方が変わった物や、いつもより早く減っている物を洗い出してもらうことができます。表を眺めて考える時間が短くなり、管理者は「なぜ増えたのか」を考えることに時間を使えます。
減り方が急に変わったときは、現場で何かが変わった合図でもあります。利用者さんの人数や作業の内容が変わったのか、使い方が変わったのか。数字を見て終わりにせず、現場に聞いてみることが大事です。
作業の材料は、仕事と結びつけて管理する
就労支援の事業所では、作業に使う材料の管理もあります。材料は、受けた仕事の量によって必要な量が変わります。
材料は、仕事の予定と結びつけて考えると管理しやすくなります。来月どんな作業がどれくらい入るかが分かれば、必要な材料もおおよそ見当がつきます。仕事の予定を組むときに、材料の確認を1行加えるだけで、作業の日に材料が足りないということが減ります。
個人情報を含む物の扱い
物品の中には、利用者さんの情報に関わる物もあります。たとえば、名前の入った書類を入れる封筒や、記録を保管するファイルです。こうした物は、使い終わったあとの捨て方もあわせて決めておきます。
また、発注の記録や一覧に、利用者さんの名前や健康に関わる情報を書き込まないようにします。「誰が使う物か」を書きたくなる場面もありますが、物品の管理には必要ありません。感染症対策の物品の備え方や量の目安については、自治体や最新の通知で確かめてください。
まずは切れて困った物を1つだけ
すべての物品を一度に整えようとすると、それだけで大仕事になります。最初は、最近切れて困った物を1つだけ選んでください。
その物の置き場所を1か所に決め、最後の1箱にカードを入れる。それだけで、次にその物が切れることはほとんどなくなります。うまく回ったら、2つ目、3つ目と広げていけば、倉庫の奥に同じ物が眠ることも、朝から慌てることも少なくなっていきます。
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