虐待防止や安全の研修の予定と実施記録を、AIで1枚の表に整える

福祉の事業所では、虐待の防止、事故の防止、感染症への備えなど、定期的に行う研修があります。実施した記録も、残しておくことが求められます。

私たちの事業所は、静岡県東部で就労継続支援B型を運営し、送迎も行っています。この記事では、研修の予定と、実施の記録を、AIで1枚の表に整える方法をお伝えします。

研修の管理が、後回しになる理由

研修の管理は、毎日の支援に比べて、どうしても後回しになります。日程を決め損ねる、実施したのに記録を書いていない、誰が参加したか分からない。こうしたことが、よく起きます。

予定と記録を1枚の表にしておけば、今どこまで済んでいるかが、ひと目で分かります。

どの研修が要るかは、公開されている資料で確かめる

どの研修を、どのくらいの頻度で行う必要があるかは、制度で決まっています。決めるのはAIではなく、国や自治体が公表している案内です。まず人が、公表資料で確かめます。確かめにくいときは、窓口に問い合わせます。

AIには、確かめた内容を表の形に並べる手伝いを頼みます。この線の引き方は、制度の調べものの記事と同じです。

年間の予定表の項目

年間の予定表は、次の項目で作ります。

• 研修の名前
• 実施の予定月
• 担当者（進行する人）
• 対象の職員（全員か、一部か）
• 実施した日
• 参加した職員の数

最初の4つは、年度の初めに決める項目です。残りの2つは、実施したあとに書き込む項目です。

AIに、表の雛形と日程の案を頼む

研修の名前と、確かめた頻度を渡して、次のように頼みます。

• 12か月の表に、研修を均等に配置してください
• 繁忙期（年度の初めや末など）は避けてください
• 同じ月に3つ以上の研修が重ならないようにしてください

出てきた案は、事業所の行事や繁忙期を知っている人が、見直して整えます。AIは事業所の事情を知らないので、案はあくまで出発点です。

実施の記録を、研修のあとすぐ書く

研修を行ったら、その日のうちに記録を書きます。書く内容は、実施日、研修の名前、進行した人、参加した人、内容の要点、気づいたことです。

内容の要点は、研修の資料や、進行した人のメモをAIに渡して、3〜5行にまとめてもらうと早くなります。ただし、実際に何が話されたかは、進行した人が確かめます。AIが資料から推測した内容を、実施した内容として書くことは避けます。

欠席した職員への対応

研修の日に出られなかった職員がいます。その職員に、あとで資料を渡すだけで済ませず、「資料を読んだこと」を記録に残します。確認の短い質問を作るときも、AIが役に立ちます。

研修の資料を、職員が読みやすい形に直すときも、AIは使えます。専門用語を言い換えた版を作り、元の資料と並べて渡すと、理解が進みます。

虐待を防ぐ研修では、事例の扱いに気をつける

虐待の防止にかかわる研修では、事例を取り上げることがあります。実際にあった事例を使うときは、個人が特定できないように伏せます。AIに事例を渡すときも、同じです。

研修では、「やってはいけないこと」を並べるだけでなく、「困ったときに、どうするか」を一緒に考えます。困ったときに相談できる人を、はっきりさせておくことが、防止の第一歩です。

資料の更新も、年に1度見直す

研修の資料は、制度の改正や、事業所の状況の変化によって、古くなります。年に1度、資料を見直す日を決めます。見直しのときは、公表されている最新の案内を、人が確かめます。

AIには、古い資料と、新しい案内を並べて、「違いがあると思われる箇所を挙げてください」と頼むことができます。挙げられた箇所を、人が確かめて直します。AIの指摘が正しいとは限らないので、公表資料を、もう一度読み直します。

研修の感想を、次の研修に生かす

研修のあとに、参加者に、短い感想を書いてもらいます。「分かりやすかった点」「分かりにくかった点」「もっと知りたいこと」の3つです。集めた感想を、AIで整理すると、次の研修の改善点が見えてきます。感想は、匿名で書けるようにすると、本音が集まります。感想を受けて研修の内容を変えたら、そのことを職員に伝えると、書いた甲斐が伝わります。

実施できなかった月の扱い

予定した研修が、事情で行えない月もあります。そのときは、表の予定月を書き直し、理由を一言残します。空欄のまま放置せず、次の実施日を決めることが、記録の信頼につながります。

表を、月に1度見る

月の初めに、その月の研修の予定を、職員に知らせます。月末には、実施の記録が書かれているかを確かめます。月に1度の見直しの会議があれば、そこで表を見ます。見直しの会議の進め方は、月に1度の見直し会議の記事にもあります。

まずは、今年度に行った研修を、思い出せる範囲で表に書き出してみてください。抜けている記録が見つかったら、そこが、整える最初の場所です。