外国人の買い手に最初に返す日英の下書き——問い合わせの返信を30分で出す型

海外から、あるいは日本に住む外国の方から、英語で物件の問い合わせが来ることがあります。英語の得意な担当者がいない会社では、返信が数日止まります。買い手から見れば、返事がない会社は、選択肢から外れます。

この記事では、AIで日英の返信の下書きを作り、人が確認してから送る流れと、最初の返信に入れる項目をお伝えします。

最初の返信は、短く、3つだけ書く

最初の返信で、長い説明は要りません。入れるのは次の3つです。

• 問い合わせへのお礼と、物件を特定できたこと（物件名や所在地の確認）
• 今すぐ答えられる範囲（売出しの条件、面積、所在地など、資料にある事実）
• 次に必要な情報の質問（希望の時期、予算の目安、購入の目的、連絡の方法）

資料にない質問には、「確認して、いつまでに返答します」と、期限を添えます。AIが、できそうなことを勝手に約束しないよう、下書きの指示に「資料にない事実は書かない」と入れます。

日本語と英語を、並べて作る

下書きは、日本語の原文と英語を並べて作ります。担当者が英語を読めなくても、日本語の側を見て、意味が合っているか確認できるからです。

並べて作るもうひとつの利点は、日本語の側を直せば、英語の側も直し直せる点です。人が直した日本語を、AIに渡して、英語を作り直します。

英語で書くときの注意

英語に直すときの、よく起きるずれを挙げます。

• 面積の単位：平方メートルを、そのまま書く。平方フィートに換算するなら、換算した数字と、元の数字を併記する
• 金額の通貨：日本の通貨での金額と、外国の通貨への換算を混ぜない。換算するなら、換算した日と目安であることを書く
• 住所：英語の住所は、日本の順番と逆になる。物件の所在地は、日本語の住所を併記する
• 日本独自の用語：「管理費」「修繕積立金」のような言葉は、1語の英語に置き換えず、説明を添える

用語の対応表は、日英の用語対応表の記事で整理します。

買い手の資格や手続きは、言い切らない

海外の買い手からは、「外国人でも買えるか」「ローンは組めるか」という質問が来やすくなります。取得の際の届出の要否や、融資の条件は、買い手の状況や金融機関によって変わります。

最初の返信では、「個別の状況によって異なるため、専門家や金融機関への確認をおすすめします」と、確認先を示すところまでにします。AIの下書きに、断定した文が入っていないか、人が確認します。

送る前に、人が確認する

AIの下書きは、そのまま送りません。人が確認する点は、次のとおりです。

• 物件の事実（金額、面積、所在地）が、元の資料と合っているか
• 約束してはいけないことを書いていないか（値引き、引渡しの時期、融資の通りやすさ）
• 相手の名前と、宛先が合っているか

送る前の確認は、5分もかかりません。この確認があるから、下書きを使えます。

返信の流れの中での、人と機械の分け方

• 機械：問い合わせの言語を判定し、日英の返信の下書きを作り、確認の一覧を付ける
• 人：事実の確認と、送る判断
• 機械：送った返信を記録し、次の返信の期限を、担当者に知らせる

送る部分は、人の手に残します。取り違えが起きたときの責任は、会社にあるからです。

返信が遅れる原因を、先に見ておく

英語の問い合わせへの返信が遅れる原因は、英語力だけではありません。物件の情報が、すぐに出せる形で整理されていないことも、大きな原因です。資料が、紙の図面と、古い表計算のファイルに分かれていると、英語に直す前に、事実を集める時間がかかります。

返信の型を作る前に、物件の基本情報を、1か所にまとめておきます。所在地、面積、築年、構造、売出しの条件、引渡しの時期の目安、案内できる日。この7項目が1か所にあれば、日英の下書きは、数分で作れます。英語の準備と並行して、日本語の情報整理を進めると、日本語の問い合わせへの返信も、早くなります。

日本語の返信にも使い回せる

日英で下書きを作る仕組みは、日本語だけの返信にも使えます。物件の基本情報を1か所にまとめ、返信の型に当てはめる流れは、言語が変わっても同じだからです。英語の対応のために作った準備が、日本語の問い合わせへの返信を早くし、担当者の負担も減らします。また、返信の履歴を残しておけば、同じ質問が来たときに、前回の答えを探して使えます。履歴は、問い合わせの内容ごとに分けて残すと、あとで探しやすくなります。英語の返信の履歴は、日本語の訳も一緒に残しておくと、担当者が入れ替わっても、あとから経緯を読み返せます。

私たちの試作の立ち位置

私たちの試作では、問い合わせの文を読み、「買主・売主・投資家・紹介」のどれかを分類する手順は作りました（売主の流れを8つの段に分ける記事で触れています）。一方、英語の返信の下書きは、この記事で整理した形で、実際の外国の方からの問い合わせでは、まだ試していません。

次に読む

用語の対応表は、日英の用語対応表の作り方へ続きます。