ご家族との面談の前に、1か月の記録をAIで1枚にまとめる

ご家族との面談は、事業所にとっても大切な機会です。ところが、面談の前日に1か月分の記録を読み返す作業は、時間がかかります。読み返しているうちに、話したかったことを見落としてしまうこともあります。

この記事では、1か月分の記録をAIで1枚にまとめて、面談の準備を短くする手順をお伝えします。まとめるのはAIですが、事実の確認と、何を話すかの決定は人がします。

面談で使う紙は「1枚」に決める

資料が長いと、面談中に探す時間が増えます。事業所として、面談資料の型を1枚に決めておくと、準備も読むのも楽になります。項目は、たとえば次の5つです。

• この1か月の通所の様子（出席の状況、作業の取り組み）
• できるようになったこと、安定していること
• 気になったこと、様子が変わったこと
• 事業所として気をつけていること
• ご家族に聞きたいこと、お願いしたいこと

この5項目が、AIに頼むときの出力の形になります。

記録を伏せて渡す

AIに渡す記録は、利用者さんの名前、住所、病名のように個人が特定できる情報を伏せてから渡します。名前は「Aさん」と記号にします。伏せ方の詳しい考え方は、情報をAIに入れる前の記事にあります。

そのうえで、1か月分の日々の記録を、日付と一緒にそのまま貼ります。要約済みのメモよりも、元の記録のほうが、AIが拾える情報が多くなります。

頼み方の型

AIへの頼み方は、次のようにします。

• 下の1か月分の記録を読んで、面談資料の5項目に分けてまとめてください
• 記録に書かれていない内容は入れないでください
• 「できるようになったこと」と「気になったこと」には、根拠になる記録の日付を添えてください
• 判断に迷う内容は、「職員に確認」と分けて書いてください

3つめの「日付を添える」が、このやり方の要です。AIの要約が正しいかどうかは、日付を手がかりに原本の記録に戻って確かめられます。日付がない要約は、確かめようがありません。

要約を原本で確かめる

AIの要約は、原本の記録と照らして確かめます。確かめる順番は次のとおりです。

• 「できるようになったこと」に挙がった日付の記録を、実際に読む
• 「気になったこと」も同じように、日付の記録を読む
• 要約に出てこなかった大事な記録がないか、1か月分をざっと見直す

要約から漏れる記録があります。たとえば、ご本人が一度だけ口にした言葉や、いつもと違った一日です。こうした記録は、職員が読み返して拾い、資料に足します。

面談の中で使う

面談資料ができたら、面談の中で使います。ただし、AIがまとめた文章をそのまま読み上げることはしません。資料は職員のための地図です。面談では、資料を見ながら、自分の言葉でご家族に話します。

面談の後は、ご家族から聞いたことを、職員が箇条書きにして記録に残します。これもAIに文章の整理を頼むことはできますが、ご家族の言葉は、できるだけ元の言い方のまま残します。

面談のあとの記録を次の面談につなぐ

次の面談の準備では、前回の資料と面談後の記録が役に立ちます。前回の「お願いしたいこと」がどうなったかを、今回の資料の項目に入れておくと、面談が継続した話になります。

半年分の記録を読み返して変化を拾う方法は、モニタリングの前の読み返しの記事で紹介しています。全体の地図はこちらの記事です。

資料を1枚にすると、職員の引き継ぎにもなる

面談資料が決まった型の1枚になっていると、担当の職員が替わったときにも役立ちます。新しい担当は、この1枚を読めば、直近1か月の様子をつかめます。

また、資料を1枚にすることは、「何を伝えるか」を絞る作業でもあります。1か月の出来事を全部入れようとすると、どれが大事なのか分からなくなります。「できるようになったこと」を2つ、「気になったこと」を1つ、というように、数を決めておくと、面談の話題も絞られます。

ご家族に資料を渡すかどうかを決める

資料をご家族に渡すかどうかは、事業所で決めておきます。渡す場合は、AIがまとめた文章をそのまま渡さず、職員が読んで言葉を直してから渡します。専門用語や、評価に聞こえる言葉が残っていないかを確かめます。

渡さずに、職員だけが使う場合は、その旨を決めておきます。どちらの場合も、資料にご本人の名前や詳しい情報が入る場合は、保管の場所と期間を決めて、扱います。

準備にかかる時間の目安

慣れると、記録を伏せる作業と、AIに頼む作業、原本での確認を合わせて、1人あたり30分ほどで準備できるようになります。それまでは、記録を読み返していた時間の半分を目安にします。時間が短くならないときは、記録が日付ごとにそろっていない、書き方がばらばら、といった別の原因があるかもしれません。その場合は、記録の型を見直すほうが先です。

まずは、次に面談がある利用者さんを1人選んで、記録を伏せたうえでAIに1枚にまとめさせてみてください。そのうえで、日付をたどって原本と照らしてみてください。