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大きな地震や大雨のとき、利用者さんのご家族へ誰から順に、どの手段で連絡するか決まっているでしょうか。電話がつながりにくい中でも届く連絡網を作るために、ご家族へ届ける順番と手段の見直し方を整理しました。

利用者さんやご家族が、事業所への不満や要望を言い出せずにいることは少なくありません。苦情や要望を受け付ける窓口を分かりやすく示し、言い出しやすい入口と受けたあとの流れを整える段取りを、管理者の目線でまとめました。

事業所の作業で生まれた品物や仕上げた仕事は、外から見えないままになっていないでしょうか。作ったものを紹介するページを1つ用意すると、利用者さんの仕事が伝わり、問い合わせの入口にもなります。載せ方の段取りをまとめました。

利用者さんの暮らしを一緒に支える相談支援の担当者とは、困ったときだけ連絡していないでしょうか。事業所の近況や利用者さんの様子を定期的に届ける連絡を型にしておくと、いざというときの相談もしやすくなります。

行事のたびに紙のお知らせを配り、出欠の返事を回収し、手で数え直す。その作業に追われていないでしょうか。お知らせと出欠の受け付けを紙からフォームへ移すと、集計の手間が減り、返事の漏れにも気づきやすくなります。

朝の送迎や準備で慌ただしい時間に届く欠席の連絡は、受け漏れや伝え漏れが起きやすいものです。利用者さんやご家族が連絡しやすい入口を用意し、受けた連絡を職員の間で漏れなくつなぐための受け方を整理しました。

休みの希望や勤務の交代の連絡が、口頭、電話、個人の携帯のメッセージに散らばっていないでしょうか。シフト調整の連絡を1か所に集めると、言った言わないのすれ違いが減り、管理者の負担も軽くなります。その段取りをまとめました。

利用者さんが毎日書く作業日報が、書く側にも読む側にも負担になっていないでしょうか。自由に書く欄を減らし、選んで答える形に変えると、日報は短くなり、変化にも気づきやすくなります。項目の決め方を整理しました。

個別支援計画は、事業所の書類の中でも時間がかかり、しかも手を抜けないものです。相談できるAIに下書きを手伝わせるとき、どこまで任せてよく、どこから人が書くのか。現場の管理者の目線で線引きを整理しました。

事業所の書類を探すのに、毎日少しずつ時間を取られていないでしょうか。紙の書類と電子の書類、それぞれの置き場所の決め方、名前のつけ方、保管の期間の管理、相談できるAIの使い方まで、探す時間を減らす段取りを整理しました。