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職員会議が長引き、支援の時間や記録の時間を圧迫している。けれど、決まることは少ない。月に1度の職員会議を短くして中身のあるものにする段取りを、議題の集め方、報告と話し合いの分け方、相談できるAIでの記録のまとめ方まで整理しました。

事故にはならなかったけれど、ヒヤリとした出来事。こうした出来事を集めておくと、大きな事故を防ぐ手がかりになります。ただ、責められると思うと、職員は報告しなくなります。責めずに集める書き方、出しやすくする工夫、集めたあとの生かし方を整理しました。

求人を出しても応募が集まらない、入ってもすぐに辞めてしまう。その原因の1つは、採用ページで伝えることが足りていないことかもしれません。応募を考えている方が知りたいことから順に、採用ページに書く中身を整理しました。

事業所に空きがあるのかどうかは、利用を考えている方や相談の担当者がまず知りたいことです。空き状況の知らせ方を、ホームページへの載せ方、更新の決まり、相談の担当者への連絡、空きが出たときの案内まで整理しました。

相談の電話を受けた職員が不在のとき、次に電話を受けた職員が事情を知らず、同じ話をもう1度聞いてしまう。相談の電話の記録を残して次の担当へつなぐ段取りを、記録の型、置き場所、相談できるAIの使い方まで整理しました。

ホームページやお便りに作業の様子の写真を載せると、事業所の雰囲気が伝わります。一方で、利用者さんの写真には丁寧な扱いが欠かせません。同意の取り方、写し方の工夫、載せたあとの取り下げまで、現場の管理者の目線で整理しました。

誰がどの研修をいつ受けたのかが、紙の束や個人のファイルに散らばっていると、確かめるたびに時間がかかります。職員の研修の記録を1か所にまとめる段取りを、記録する項目、集め方、見返し方、相談できるAIの使い方まで整理しました。

送迎の時間が急に変わったとき、電話がつながらず連絡が遅れることがあります。送迎の変更をSMSで届ける段取りを、連絡先の集め方、文面の型、届いたかの確かめ方、電話との使い分けまで、現場の管理者の目線で整理しました。

利用を考えている方が知りたいのは、事業所で実際にどう過ごすのかです。朝の到着から帰りまでの1日の流れを、ホームページでわかりやすく見せるための書き方、写真の選び方、更新の仕方を、現場の管理者の目線で整理しました。

見学のあと、何の連絡もないまま時間がたつと、利用を考えていた方の気持ちは離れていきます。見学の当日から数日のうちに送るお礼と案内の順番、文面の型、自動化できる所と職員が見る所を整理しました。